Menu
tentenverhuur voor feesten, evenementen, werk, opslag en tijdelijke huisvesting

Zorg Dat Uw Draaiboek Evenement Perfect Draait!

Organiseert u een evenement? Wilt u ervoor zorgen dat u de controle en het overzicht behoudt? Met een draaiboek heeft u een overzichtelijk evenement, zowel voor, tijdens als na het evenement.

Draaiboek Evenement

Draaiboek Evenement

Op deze pagina zal uitleg worden gegeven over een draaiboek maken evenement. Dit wordt gedaan aan de hand van de volgende onderwerpen:

Wat Is Een Draaiboek?

Een draaiboek is belangrijk voor, tijdens en zelfs na uw evenement. Maar wat is eigenlijk een draaiboek evenement?

Een draaiboek is uw basisdocument dat in detail aan uw betrokkenen vertelt:

  • Wat er moet gebeuren op welk tijdstip
  • Welke middelen daarvoor nodig zijn
  • Wie welke taken heeft

Een draaiboek voor uw evenement geeft in chronologische volgorde de gebeurtenissen, afspraken en taken weer. Het moet makkelijk leesbaar en overzichtelijk voor u en uw organisatie zijn.

Wat Staat Er In Een Draaiboek?

Voor ieder soort evenement is een ander soort draaiboek van toepassing. Dit komt doordat ieder evenement een eigen programma heeft wat afwijkt van de andere evenementen. De opbouw draaiboek maakt hierbij niet uit, het gaat erom dat u het evenement met meer gemak organiseert met uw eigen gemaakte plan in het draaiboek.

In een draaiboek evenement moet in ieder geval het volgende staan:

  • Tijdstip / datum. Wanneer gaat er wat gebeuren en tot wanneer gaat het duren. Dit moet tot op de minuut beschreven worden.
  • Gebeurtenis.
  • De locatie. Waar gaat het plaatsvinden?
  • Taken.
  • Eventuele opmerkingen. Mag er iets niet vergeten worden? Moet er iets meegenomen worden? Dit vermeldt u onder eventuele opmerkingen.
  • Leveranciers. Gaat u gebruik maken van leveranciers? Dan is het erg handig om dit in uw draaiboek te vermelden.

Wanneer u een draaiboek heeft gemaakt, bespreek het dan met uw organisatie (en leveranciers). Zo komt u erachter of de taken duidelijk en helder genoeg zijn voor iedereen. Ook is het mogelijk dat de organisatie, leveranciers en/of werknemers nog toevoegingen hebben waar u zelf nog niet aan gedacht had.

Waarom Een Draaiboek Maken?

Een evenement organiseren klinkt vaak leuk voordat men hieraan begint, maar uiteindelijk komt er vaak meer bij kijken dan u van te voren verwacht had. Er komen ineens allerlei dingen op u af, waar u van te voren niet aan gedacht had. U had dit ook niet gepland en hierdoor loopt uw planning in de war.

Wilt u op een geordende manier een evenement organiseren? Dan is het handig en verstandig om een draaiboek evenement maken. Een goed lopend programma valt of staat met een goede voorbereiding en een perfecte afstemming tijdens het evenement zelf.

Een evenementen draaiboek is de rode draad waar het organiseren en het uitvoeren aan vast hangt.

Wanneer dit van tevoren goed opgesteld is en dit bij iedereen bekend is, weet iedereen:

  • Wat hij of zij moet doen
  • Wanneer er wat moet gebeuren
  • Wanneer hij/zij waar moet zijn

Zo voorkomt u dat er onduidelijkheden zijn bij uzelf, uw personeel en de bedrijven met wie u samenwerkt. Daarom is het van belang dat iedereen die hier belang bij heeft, een draaiboek krijgt. Zo is voor iedereen duidelijk welke afspraken er zijn en bij welke van deze afspraken zij een rol spelen.

Verschillende Soorten Draaiboeken

Ieder evenement heeft een eigen evenementen draaiboek. Voor ieder soort evenement ziet een draaiboek er anders uit. Zo ziet een draaiboek sportevenement er anders uit dan een draaiboek festival. Ook is het draaiboek bij het ene festival anders dan bij het andere festival. Ieder evenement is uniek, en zo is ook elk draaiboek anders.

Doordat het ene evenement groter is dan het andere, zijn er ook verschillende manieren van een draaiboek opstellen. Wanneer het evenement klein is, heeft u een minder uitgebreid draaiboek nodig, dan wanneer u een groot evenement heeft.

Hierdoor kan een draaiboek een kleine en simpele tabel zijn bij een klein evenement.
Het kan ook een boekje zijn met uitgebreide informatie over het evenement wanneer het evenement groot is.

De informatie op deze pagina over draaiboeken, zal gaan over ieder soort draaiboek. Waarom een draaiboek gemaakt moet worden heeft dezelfde waarde bij een klein evenement als bij een groot evenement.

Voorbeeld draaiboek evenement organiseren hebben wij niet voor u. Wel kunnen we u een richtlijn meegeven voor het maken van een draaiboek. De tips en trucs die op deze pagina staan, gelden voor ieder draaiboek. Deze kunnen worden aangehouden en aan de hand van uw evenement en de onderdelen hiervan, maakt u het draaiboek dat bij uw evenement past.

Er zijn veel verschillende soorten evenementen waar een draaiboek evenementen voor gemaakt wordt:

  • Draaiboek festivals
  • Draaiboek feest
  • Draaiboek event
  • Draaiboek bruiloft
  • Draaiboek sportevenement
  • Draaiboek sportdag

Hoe maak ik een goed draaiboek?

Een draaiboek is van groot belang bij het organiseren van een evenement. Maar hoe maakt u nu een goed evenementen draaiboek?

Om een goed draaiboek te maken, moet er aan veel dingen worden gedacht. Daarom volgen hier tips en voorbeelden van onderdelen die vaak in een draaiboek zitten. De tips en trucs geven u de mogelijkheid om eenvoudig een draaiboek maken evenement voorbeeld op te stellen.

Een complete template van het evenementen draaiboek

Wilt u graag een compleet template van alle bovengenoemde onderdelen? Een draaiboek evenement sjabloon waarbij u de basiselementen over kunt nemen?

Klik hier voor een GRATIS pdf van dit draaiboek.

Welke onderdelen zitten in een evenementen draaiboek?

De onderdelen die hieronder worden genoemd zijn hulpmiddelen om een goed draaiboek op te stellen. Deze onderdelen zijn niet verplicht, maar zijn een middel dat u kunt gebruiken om het beste draaiboek voor uw evenement op te stellen.

Hieronder volgen draaiboek voorbeelden van de onderdelen. Hierbij wordt uitgelegd waarom het belangrijk is om het onderdeel in het draaiboek op te nemen. Het draaiboek voorbeeld evenement

Informatie over het evenement

In het draaiboek is het belangrijk om informatie over het evenement te vermelden. Zo weet iedereen wat het evenement inhoudt en heeft iedereen voldoende kennis over het evenement. U beslist zelf wat u over het evenement vertelt, hier zijn geen richtlijnen voor. (een draaiboek evenement voorbeeld is niet aanwezig)

Door informatie over het evenement te delen, zorgt u ervoor dat iedereen de basis van het evenement weet. Zo voorkomt u dat er tijd gaat zitten in het uitleggen van het evenement aan alle betrokkenen.

Hieronder ziet u een voorbeeld van informatie over het evenement in het evenement draaiboek:

Evenement informatie

Klik hier om een template draaiboek voorbeeld te downloaden om dit zelf in te vullen. Het draaiboek evenement sjabloon geeft de basisonderdelen weer van een algeheel draaiboek.

Contactenlijst

Naast uw draaiboek, moet u er voor zorgen dat u een lijst heeft met de mensen die meewerken aan uw evenement. In deze lijst staan de contactgegevens van uw organisatie en leveranciers.

Daarnaast is het handig om gegevens van overige contacten, zoals vervanging, in de lijst te verwerken .
Hieronder ziet u een voorbeeld van een contactenlijst:

Deze contactenlijst komt van pas bij het uitdelen van het draaiboek. Wanneer u een contactenlijst opgesteld heeft, weet u zeker dat u niemand vergeet het draaiboek te geven. U slaat op deze manier niemand over en iedereen weet zo wat hij of zij moet doen.

Ook is het handig om deze contactenlijst op te nemen in het draaiboek zelf. Zo hoeven de mensen op de contactenlijst niet eerst via u contact te leggen met een van de anderen. Dit scheelt u werk!

Hieronder ziet u een voorbeeld draaiboek evenement contactenlijst:

Contactenlijst

Klik hier om de contactenlijst te downloaden en zelf in te vullen.

Het draaiboek zelf

Dit onderdeel van het draaiboek geeft het daadwerkelijke draaiboek weer. Hier staan de activiteiten, wanneer deze gebeuren, wat hiervoor nodig is, wie er verantwoordelijk is voor de activiteit, etc. Het is belangrijk om dit schema overzichtelijk en duidelijk te houden, zo ontstaat er geen verwarring en onduidelijkheid. Iedereen weet wat hij of zij moet doen en wanneer.

Om het draaiboek overzichtelijk te houden, is het handig om dit op te delen in 3 verschillende onderdelen. De 3 verschillende onderdelen zijn:

  • Een draaiboek van de opbouw van het evenement
  • Een draaiboek tijdens het evenement zelf
  • Een draaiboek van de afbouw van het evenement

Hieronder zijn voorbeelden van deze 3 onderdelen weergegeven:

Het eerste onderdeel is het draaiboek van de opbouw van het evenement. Dit is een belangrijk onderdeel van het draaiboek, omdat zonder een goede opbouw, het evenement niet kan plaatsvinden. Hieronder is het draaiboek opbouw te zien:

Draaiboek opbouw

Voor een GRATIS leeg voorbeeld van dit draaiboek, klikt u hier.

Vervolgens komt het draaiboek tijdens het evenement aan bod. Hierin staat hoe het evenement verloopt. Dit gedeelte van het evenementen draaiboek zorgt ervoor dat alles tijdens het evenement soepel verloopt en iedereen weet wat hij of zij moet doen. Dit zorgt ervoor dat er geen misverstanden en geen onnodige tegenslagen komen.

Hieronder is het draaiboek evenement te zien:

Draaiboek Evenement

Voor een GRATIS draaiboek evenement om in te vullen, klikt u hier voor het GRATIS pdf.

Het laatste onderdeel van dit gedeelte van het draaiboek is het draaiboek van de afbouw. Ook dit is van belang, omdat na een evenement vaak alles zo snel mogelijk moet worden opgeruimd. Door dit bij te houden in een draaiboek is het voor iedereen duidelijk en kunnen er duidelijke afspraken gemaakt worden met de leveranciers.

Hieronder is het draaiboek afbouw te zien:

Wanneer u een GRATIS pdf wilt om dit draaiboek zelf in te vullen, klik dan hier.

De begroting

Vaak worden er veel kosten gemaakt voor, tijdens en na een evenement. Er wordt ook een heleboel geld mee opgehaald. Maar dekt u de kosten met uw evenement? Of moeten er wijzigingen worden aangebracht in het evenement?

Het is belangrijk om een goed overzicht in uw geldzaken te houden. Een begroting voor uw evenement kan u hierbij goed helpen. Door deze begroting heeft u de uitgaven en opbrengsten van het evenement in een overzicht bij elkaar staan. Dit zorgt ervoor dat u dingen minder snel over het hoofd ziet en dat u niet voor verrassingen komt te staan.

Begrotingen voor grote evenementen kunnen erg lang zijn. Daarom is het voor grote evenementen handig om voor de verschillende onderdelen aparte begrotingen te maken. Deze onderdelen kunnen in een basis begroting bij elkaar worden gevoegd, zodat dit ook een overzichtelijke tabel wordt. Voor meer informatie over de begroting? Klik dan hier.

LET OP! Zorg ervoor dat uw balanstotaal aan beide kanten gelijk is. Zo heeft u de kosten van het evenement volledig gedekt en komt u niet voor onverwachte verrassingen te staan.

Hieronder wordt een voorbeeld weergegeven van een kleine begroting, om u een idee te geven van hoe u een begroting invult:

Klik hier om het template van deze begroting voorbeeld draaiboek GRATIS te downloaden.

Een Uitgebreid Draaiboek – Een Goede Indeling

De voorbeelden hierboven zijn onderdelen die in het draaiboek staan. Met behulp van deze onderdelen maakt u het draaiboek voor uw evenement. U maakt dit zo groot of klein als u zelf wilt. U kunt een simpele tabel maken met alle informatie erin voor een klein evenement.

Voor een groot evenement is het draaiboek vaak groter met meerdere onderdelen. Dan is het handig om een goede indeling te hebben, zodat het document overzichtelijk en duidelijk blijft.

Hieronder ziet u een voorbeeld van een indeling van een meer uitgebreid draaiboek:

1. Het algemene deel

Dit is deel van het draaiboek wat alle informatie bevat die alle medewerkers nodig hebben om hun werkzaamheden tijdens het evenement goed te kunnen uitvoeren:

  • Een goed overzicht van de organiserende groep. Hierbij moet worden aangegeven wat de taken zijn van de leden van deze groep en hoe zij te bereiken zijn.
  • Een overzicht van de partijen die direct zijn betrokken, samen met de manier om hen te bereiken.
  • Een overzicht van alle andere relevante organisaties.

2. Body

Dit is de uitgebreide beschrijving van het kernprogramma Voor elk onderdeel is het volgende in ieder geval aangegeven:

  • Wat het inhoudt
  • Hoe Laat het begint en eindigt
  • Waar het zich afspeelt
  • Wie voor het onderdeel verantwoordelijk is

3. Bijlagen

De bijlagen van draaiboeken bestaat uit stukken die zijn opgenomen om extra (toegesplitste) informatie te verstrekken.

Dit is een vrij uitgebreide manier van de inhoud van een draaiboek. Deze lijst helpt u bij het denken over wat u belangrijk vind om in het draaiboek te vertellen. Het is geen officiële template die u verplicht bent aan te houden, u bent vrij in het maken van uw draaiboek evenement.

In stappen een draaiboek opstellen

Hieronder volgt een voorbeeld van stappen die worden aangehouden voor het opstellen van een draaiboek. Het is een voorbeeld, het betekent niet dat u zich aan deze stappen dient te houden. Deze stappen kunnen u helpen met een draaiboek opstellen.

Voor aanvang:

  • Formuleer uw idee
  • Ga na wat de aanleiding van het evenement is
  • Onderzoek de haalbaarheid
  • Definieer de doelstellingen van het evenement
  • Stel het beschikbare budget vast
  • Bepaal de vorm (het soort evenement)
  • Maak een profiel van de gasten

Samenstelling organisatieteam:

  • Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden
  • Stel een hoofdverantwoordelijke aan
    • Stel ook hoofdverantwoordelijken per onderdeel aan
  • Definieer de taken van de andere leden
  • Maak afspraken
  • Stel deadlines!

Tijdens het evenement:

  • Geef alle betrokkenen een draaiboek
  • Zorg dan één persoon de regie in handen heeft
  • Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers
  • Zorg voor gastheren/gastvrouwen

Na afloop:

  • Stuur bedankbrieven
  • Stuur een herinnering aan de gasten
  • Stel een persbericht op
  • Werk het draaiboek bij voor een volgende keer
  • Maak een financieel eindverslag, zodat je niet voor verrassingen komt te staan

Tips Evenemtent Organiseren Draaiboek

Hieronder vindt u een aantal tips die handig zijn voor uw draaiboek en contactenlijst.

  • Wees duidelijk naar uw organisatie. Wanneer het voor u wel duidelijk is, betekent het niet dat het ook voor uw organisatie helder is. U moet er niet vanuit gaan dat uw organisatie ook meteen weet wat u bedoelt. Er ontstaan vaak problemen tijdens evenementen doordat er onduidelijkheden zijn. Dan wordt het vooral bijsturen tijdens het evenement, wanneer de onduidelijkheden niet worden besproken.
  • Werk met kleuren. Het is handig om met kleuren te werken. Dit zorgt voor overzicht in draaiboeken. Geef bijvoorbeeld de eventmanagers dezelfde kleur. Doe dit vervolgens ook met de aanspreekpunten, vervangers enzovoort.
  • Werk met Excel (of Google Spreadsheets). Het invoegen van de tabellen in Excel (of Google Spreadsheets) voor uw draaiboek en / of contactenlijst gaat simpel te werk. Een draaiboek evenement voorbeeld Excel is een eenvoudig middel om draaiboeken te maken. Het programma is ook standaard uitgerust op uw laptop of computer. Uiteraard zijn er ook andere mogelijkheden.
  • Werk gedetailleerd. Neem elke detail mee in uw draaiboek. Van het ophangen tot aan de afsluiting. Zelfs waar uw gasten kunnen parkeren is belangrijk.
  • Hardcopy draaiboek en contactenlijst. Geef uw evenementen draaiboek voorbeeld en contactenlijsten uitgeprint mee aan uw organisatie. Draaiboeken op blad zijn makkelijker hanteerbaar tijdens een evenement. Hardcopy is in het algemeen gebruikersvriendelijker, dan wanneer u het draaiboek online zet voor uw organisatie. Ook raden wij u niet aan om uw draaiboek door te sturen via de groepsapp. Dit omdat er tijdens het evenement al genoeg met de telefoon gewerkt gaat worden. Denk hierbij aan het bellen met de leveranciers en met de organisatie. Bij een uitgeprint draaiboek is het makkelijk om bijvoorbeeld weg te strepen wat er al gebeurd is.
  • Maak een checklist. Maak naast uw draaiboek en contactenlijst, ook een checklist. Dit is erg handig voor en misschien tijdens het evenement. Zo wordt er ‘gecheckt’ wat er al gedaan is.

Checklist Draaiboek

Een checklist voor het draaiboek is een handig hulpmiddel voor het organiseren van uw evenement. Op deze checklist zet u alle onderwerpen en activiteiten die gedaan moeten worden.

Wanneer u iets van deze lijst heeft afgerond, kunt u het wegstrepen of in aankruisen in een vakje dat u het voldaan heeft.

Het is verstandig om een checklist draaiboek te gebruiken, omdat:

  • U behoudt het overzicht over wat gedaan is en wat nog gedaan moet worden in één overzicht
  • Het voelt goed om dingen af te strepen en te hebben voldaan
  • U kunt overal een checklist voor maken:
    • Voor het hele evenement
    • Voor verschillende onderdelen van het evenement

Hieronder staat een voorbeeld van een checklist draaiboek. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om een checklist te downloaden. Deze kunt u gebruiken bij uw eigen evenement. Een checklist is zeker handig om ‘’te checken’’ wat er al gedaan is. Zo zult u in één oog opslag zien wat er nog gedaan moet worden om uw evenement goed te laten lopen.

Download zo een checklist hier GRATIS!

Calamiteitendraaiboek

Wat als het gaat regenen? Of er breekt brand uit? Wat moet er dan gebeuren? Wat gaat er gebeuren met de activiteiten die u eigenlijk buiten heeft gepland? Of wat gaat er gebeuren met het gehele evenement?

Op dit soort problemen moet u zich voorbereiden. Zorg altijd voor zekerheid, voor een alternatief plan. Hier komt het calamiteitendraaiboek om de hoek kijken. Een calamiteitendraaiboek is zeer belangrijk. Dit is namelijk uw plan B.

Dit back-up plan overlegt u met uw organisatie. Zo weten zij wat zij moeten doen in dit soort situaties, maar ook kunnen zij nog met belangrijke aanvullingen of veranderingen komen. Vervolgens neemt u het mee in uw calamiteitendraaiboek.

Blijf uw calamiteitendraaiboek volgen zolang het nodig is. Wanneer u denkt het niet meer nodig te hebben, volg dan weer uw standaard draaiboek. Een calamiteitendraaiboek (plan B) is echter verplicht bij festivals.

Voorbeeld, u maakt  een calamiteitendraaiboek als u er vanuit gaat dat tijdens uw evenement, de kans op slecht weer groot is. Dit is niet iets wat u opneemt in uw gewone draaiboek, dit zorgt namelijk voor verwarring.

Slecht weer is een onvoorziene omstandigheid waar het calamiteitendraaiboek voor bedoeld is. Aan de hand van dit draaiboek wijk je af van je goed weer plan en ga je over op je slecht weer plan.

Net als bij het draaiboek, geldt dat het calamiteitendraaiboek bij ieder evenement anders is. Het calamiteitendraaiboek kan zeer uitgebreid zijn, maar het kan ook een klein tabel zijn bij een klein evenement.

Het draaiboek voorbeeld evenement is hieronder weergegeven. Het voorbeeld betreft een calamiteitendraaiboek van een evenement. Bij dit calamiteitendraaiboek wordt uitgegaan van slecht weer:

Klik hier om een template te downloaden om zelf een calamiteitenboek te maken voor uw evenement.
Ook dit onderdeel is opgenomen in het complete evenementen draaiboek.