Menu
tentenverhuur voor feesten, evenementen, werk, opslag en tijdelijke huisvesting

U bevindt zich hier: Home Over Kontent Structures Nieuws Zo Organiseert U een Winstgevend Winterevenement

volgende

Zo Organiseert U een Winstgevend Winterevenement

Wilt u een winstgevend winterevenement organiseren? Een winter event is een evenement waar onder andere geschaatst kan worden en waar gezelligheid en sociale contacten centraal staan. Winter events zijn geschikt voor jong en oud en vinden plaats in een winterse sfeer die voorzien is van een ijsbaan, entertainment, muziek, gezelligheid en lekkere hapjes en drankjes.

Weet u niet hoeveel personeel u moet regelen voor op uw evenement? Twijfelt u over de benodigde grootte van de ijsbaan? Wilt u tips over hoe u geïnteresseerden over kunt halen om naar uw winter event te komen? Als u verder leest, vertellen wij u hoe u , volgens ons het beste een winterevenement organiseert. Vele tips voor het organiseren van winter events passeren de revue. Doe er uw voordeel mee!

Planning en Stappenplan

Een checklist is de meest geschikte manier om ervoor te zorgen dat u alle zaken voor uw winterevenement op orde heeft. U kunt zelf een stappenplan opzetten of onze checklist gebruiken.

  1. Het organisatieteam
  2. Het draaiboek
  3. Aanleiding winterevenement
  4. Communicatie en Promotie
  5. Budget
  6. Datum, duur en openingstijden
  7. Voorzieningen
  8. Locatie
  9. Tent Huren
  10. Personeel
  11. Leveranciers
  12. Sponsoren
  13. Vergunningen en verzekeringen
  14. IJsbaan
  15. Entertainment
  16. Catering
  17. Decoratie
  18. Een milieuvriendelijk winterevenement
  19. Na afloop

1. Het organisatieteam

Allereerst moet u een team samenstellen waarmee u het winter event gaat organiseren. Het organisatieteam is van begin tot eind verantwoordelijk voor het winter event. Een zorgvuldig samengesteld team is dus belangrijk. Zorg voor een evenwichtige samenstelling

Winterevenement

Winterevenement

van kennis en vaardigheden. Stel ook een teamlid aan als eindverantwoordelijke.

Maak een lijst met alle leden van het organisatieteam en hun verantwoordelijkheden. Bepaal wie er verantwoordelijk is voor:

  • Het budget
  • Scouting van de locatie
  • Het personeel dat wordt ingehuurd
  • De voorzieningen die worden geregeld
  • De op- en afbouw van het evenement
  • De marketing en communicatie van het winterevenement
  • De sponsoring
  • De stroom en watervoorzieningen
  • Het testen van alle voorzieningen
  • Coördinatie van de catering
  • Het logistieke deel van de winter activiteiten

De belangrijkste tip is om zo ver mogelijk van te voren te beginnen met het regelen van uw evenement. De benodigde voorbereidingstijd verschilt per evenement. Het ene evenement is immers uitgebreider dan het andere evenement. Sponsoren kunt u al geruime tijd voordat het evenement plaatsvindt, regelen. Voor vergunningen geldt hetzelfde. Die kunt u niet vroeg genoeg geregeld hebben.

Ga er nooit vanuit dat u bepaalde dingen niet nodig heeft voor uw winter event of dat er genoeg van aanwezig is. U kunt beter teveel geregeld hebben dan te weinig.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

2. Het draaiboekID-100356348

Onmisbaar bij een professioneel evenement is een draaiboek. Het draaiboek is noodzakelijk voor een goede organisatie en fundamenteel bij het afbakenen van verantwoordelijkheden.

In een draaiboek staan in chronologische volgorde alle gebeurtenissen, afspraken en taken weergegeven. In het draaiboek van uw winterevenement moet te zien zijn wie verantwoordelijk is voor welke taak, op welk moment en op welke plaats. Een draaiboek is de sleutel tot succes bij een evenement. Wat mag nooit in een draaiboek ontbreken?

  • De tijd, plaats, activiteiten en verantwoordelijken
  • De budgettering
  • Een lijst met namen van alle medewerkers en hun telefoonnummers

Iedereen die werkzaam is op het evenement dient het draaiboek tijdig te ontvangen zodat iedereen te allen tijde bereikbaar is en exact weet wat er gaat gebeuren. Interne medewerkers hebben een compleet draaiboek nodig met daarin alle details. Leveranciers hebben genoeg aan een verkleinde versie. Maak voor leveranciers van uw winterevenement een draaiboek met alleen grote lijnen en punten die direct invloed hebben op hun acties.

3. Aanleiding winterevenement

Wat is de aanleiding voor uw winterevenement?

Wat is de aanleiding voor uw winterevenement?

Het is heel verleidelijk om meteen met de invulling van uw winter event te beginnen omdat dit het leukste is om te regelen. Het is echter belangrijk dat u begint met de doelgroep en doelstellingen. Dit is de basis van uw evenement. Een stevige basis zorgt voor gegarandeerd succes.

Doelgroep
Wie wilt u met het winterevenement bereiken? Wie is de doelgroep van uw winter event? Denk constant vanuit uw doelgroep en probeer u zoveel  mogelijk in te leven in de leefwereld van de doelgroep.

Wat wil de bezoeker van een winterevenement doen, zien, voelen, ruiken, eten en horen? Bedenk dit bij iedere activiteit die u te binnen schiet om te organiseren tijdens het winterevenement.

Verras de bezoekers van uw winterevent met een unieke beleving. Een beleving die de zintuigen prikkelt, die voor betrokkenheid zorgt en een beleving die indrukwekkend is. Laat de bezoekers van het winterevenement iets meemaken wat ze nog niet eerder gezien hebben. Dat zullen ze niet snel vergeten.

Als u een duidelijk beeld heeft van de doelgroep, is het ook mogelijk om een inschatting te maken van het aantal bezoekers dat u verwacht op uw winterevenement. Deze inschatting is van groot belang voor het opstellen van een budget en voor het kiezen van een passende locatie voor uw winterevenement.

Hoe maakt u een schatting van het verwachte aantal gasten op uw winterevent?

  • Bereken de grootte van de totale potentiële doelgroep
  • Maak een inschatting van het aantal inschrijvingen dat u verwacht uit de doelgroep
  • Verminder het aantal inschrijvingen met een no-showpercentage. Dit zal voor een winterevenement ongeveer 10% zijn.

Doelstellingen
Aan een evenement zijn altijd een of meer doelstellingen verbonden. Wat wilt u precies bereiken met uw winterevenement? Een doelstelling legt de algemene lijn van het winterevenement vast en is een inspiratiebron voor de latere invulling van het programma, de sfeer en de originaliteit van het winter event. Het formuleren van een heldere en meetbare doelstelling voor uw winterevenement is noodzakelijk. Tijdens de verdere planning van het winterevenement bouwt u steeds verder op deze doelstelling.

Zet dus altijd eerst doelstellingen op alvorens u verdergaat met de invulling van uw evenement. Houd de doelstellingen van uw evenement ook constant in uw achterhoofd. Zorg ervoor dat uw winterevenement leuk en geslaagd is voor zowel de organisatie als de bezoekers. Financieel gezien is de belangrijkste doelstelling dat de kosten voor het winterevenement volledig gedekt zijn en dat u na afloop van het evenement winst behaald heeft.

Thema
Om de doelstelling te versterken, kunt u een thema toevoegen aan het winter event. Door een origineel thema te kiezen, onderscheidt u zich van de concurrentie. Ook op de uitnodiging, de website en social media van winter events kunt u het thema terug laten komen.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

4. Communicatie en Promotie

Het komt vaak voor dat organisaties of bedrijven een goed evenement organiseren en dat alles perfect voorbereid is, maar dat er toch niemand komt opdagen. Hoe komt dat?

Vaak is het probleem dat het organisatieteam te weinig aandacht heeft besteed aan promotie. Promotie is absoluut onmisbaar bij het organiseren van een evenement. Weet niemand van uw evenement af, dan zal er ook niemand komen. Ga creatief aan de slag om een campagne voor het winterevenement uit te werken. Welke boodschap wilt u precies overbrengen? En wat wilt u met het winterevenement bereiken?

Ga op zoek naar kanalen die de doelgroep gebruikt. Welke media gaat u wanneer en op welke manier inzetten? Zorg ervoor dat de campagne van het winterevenement regelmatig terugkomt, via verschillende kanalen. In de reclame draait alles om het herhalen van de boodschap.

Hier zijn een aantal stappen die u kunt ondernemen om uw winterevent te promoten:

Speciale website
Een goede manier om winterevents te promoten is het opzetten van een speciale winterevenement website. Uw website moet alle mogelijke informatie over uw winterevenement bevatten. Denk hierbij aan alle activiteiten die plaatsvinden op het winterevenement, de openingstijden, het adres, een kaartje met routebeschrijving en andere leuke weetjes en winterse foto’s. Zorg voor interactie met de bezoekers van de winterevenement-website. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een poll, het laten aanmelden, prijsvragen, etc.

Uitnodiging
Stuur uw vaste klanten en relaties een uitnodiging voor het winterevenement. Zorg voor een uitnodiging in winterse sferen. Via de uitnodiging moeten mensen zich met een simpele actie direct in kunnen schrijven voor uw winter event. Geef ze de mogelijkheid om hun deelname met vrienden te delen op social media.Uitnodiging

Wat er in ieder geval in de uitnodiging moet staan:

  • Wie organiseert het winterevenement?
  • Wat kunnen bezoekers van het winterevenement verwachten?
  • Waar vindt het winterevenement plaats?
  • Wanneer is het winterevenement?
  • Waarom wordt het winterevenement georganiseerd?
  • Hoe kunnen bezoekers zich inschrijven? Of is dit niet nodig?

Een goede uitnodiging is opvallend en verleidt bezoekers om naar het winterevenement te komen. Ken de doelgroep en speel in op hun redenen om naar uw winterevent te komen.

Abri’s, billboards, vlaggen en posters
Zorg in de wijde omgeving van het winterevenement voor abri’s, billboards, vlaggen en posters. Flyeren is ook een goede manier om het winterevenement te promoten.

Grafisch ontwerper of communicatiebureau regelt het drukwerk
Voor het maken van flyers, programmaboekjes, posters etc. voor winter events kunt u terecht bij een grafisch ontwerper of een communicatiebureau. Zorg ervoor dat al het drukwerk samenhangend is.

Besteed veel aandacht aan de teksten op uw drukwerk. Doe, indien uw budget dit toelaat, een beroep op een professionele copywriter.

Prijs en kwaliteit verschillen per drukker. Vraag daarom offertes aan bij diverse drukkerijen om de prijzen te vergelijken. Het papiersoort draagt bij aan de stijl van het drukwerk. Bespreek dit met de drukker of met het communicatiebureau.

Promotie op sportclubs
Schaatsers zijn over het algemeen sportliefhebbers en zullen naast schaatsen soms ook een andere sport beoefenen. Ga naar de plaatselijke sportclubs en promoot daar via posters en flyers uw winterevenement.

Vraag de gemeente om hulp
Bezoek de gemeente. De gemeente plaatst vaak een aankondiging van evenementen op hun website. Zij hebben ook regelmatig contact met verenigingen in het dorp waar zij zullen melden dat u een winterevenement organiseert.

Promoot het winterevenement op basisscholen
Bezoek basisscholen. Hiermee bereikt u twee groepen die allebei geïnteresseerd kunnen zijn in winter events, namelijk kinderen en de ouders of oppassers die het kind uit school ophalen.

Plaats een persbericht
Neem contact op met de lokale krant. Plaats een persbericht in de krant en vermeld daarin dat u een winterevenement geeft. De krant is een effectief medium omdat het een grote doelgroep bereikt. Tegenwoordig plaatsen kranten bijna alle krantenartikelen ook op het internet. Zorg ervoor dat het persbericht nieuwswaarde heeft en interessant is voor de doelgroep.

Maak gebruik van social media
Het internet is bijzonder effectief om uw evenement te promoten. Geef het evenement daarom bekendheid op social media. Social media zijn

social media spelen een grote rol op een winterevenement

Social media spelen een grote rol op een winterevenement

multi-inzetbaar. Zet social media als Facebook, Twitter, YouTube en Instagram gezamenlijk in tijdens uw winterevenement. Bepaal vooraf welke doelen u met social media wilt bereiken.

Gebruik social media in het voortraject om een buzz te creëeren rondom het winterevenement. Voor aanvang van het evenement kunt u een promofilmpje van het winterevenement op YouTube plaatsen. Tijdens het evenement blijft u nieuwtjes en foto’s plaatsen. Dit zal de promotie van het winterevenement ondersteunen.

Het leuke is dat bezoekers zich in de foto’s op Facebook zullen taggen en dat u zo ook vrienden van bezoekers bereikt. Na het winterevenement gebruikt u social media om filmpjes en sfeerbeelden te plaatsen. Communiceer open en ga de dialoog aan met de bezoekers van het winterevenement.

YouTube
Plaats een of meer filmpjes op YouTube. YouTube wordt dagelijks bekeken door miljoenen mensen. Bezoekers of toekomstige bezoekers van uw winterevenement bekijken YouTube dus ook. Bij het plaatsen van uw YouTube video kunt u er voor kiezen om het tijdens of voor het winter event te plaatsen. Denk hierbij aan een filmpje over hoe de ijsbaan wordt gebouwd of van mensen die winter activiteiten uitoefenen, zoals schaatsen.

Plaats een filmpje op YouTube

Plaats een filmpje op YouTube

Facebook
Plaats een aankondigingsbericht op Facebook. Op Facebook zijn veel mensen dagelijks actief. Vraag uw volgers om uw bericht over het winterevenement te delen met hun vrienden. Zo wordt uw winterevenement al gauw bekend onder een grotere populatie.

Maak ook een evenement aan op Facebook. Bezoekers van uw winterevenement kunnen aan vrienden laten weten dat ze aanwezig zijn. Hierdoor krijgt het winterevenement meer bekendheid en zullen meer mensen geïnteresseerd raken.

U kunt er ook voor kiezen om tijdens het winterevent ‘live’ te gaan op Facebook. Met deze functie maakt u een live filmpje waardoor Facebook gebruikers kunnen zien hoe gezellig het is!

Twitter
Stuur regelmatig een tweet op Twitter. Laat aan de mensen in de buurt zien hoe ver de opbouw van de ijsbaan is voordat het evenement begint en stuur tweets tijdens het evenement. Maak uw eigen hashtag aan zodat mensen over uw winter event en over de winter activiteiten kunnen twitteren.

Instagram
Plaats foto’s op Instagram van de opbouw van uw evenement en tijdens het evenement zelf van de winter activiteiten. Instagram is een mobiele app om digitale foto’s of video’s uit te wisselen.  Hiermee geeft u een sfeerimpressie aan alle mensen die beschikken over deze app.

Als u gedurende het evenement foto’s, statussen en tweets post met leuke weetjes en foto’s van winter activiteiten, wekt u interesse op onder de mensen die nog niet naar uw winter event zijn geweest.

Communiceer het winterevenement op radio en tv
Organiseert u een vrij groot winterevenement? Dan is het een idee om via de radio of tv te communiceren. Let wel op dat de tarieven voor deze media hoog zijn en de resultaten lastig te meten zijn. Radio en televisie zijn wel een massamedium, de kans is groot dat u in 1 keer een zeer grote groep mensen bereikt.

De laatste twijfel wegnemen om naar uw winter event te komen
Nu is uw winterevenement helemaal bekend en gecommuniceerd. Toch zijn er altijd mensen die dan toch nog twijfelen om te komen. Hoe zorgt u er dan voor dat u die groep mensen toch nog over kan halen om deel te nemen aan uw winter activiteiten? Ook daar hebben wij tips voor:

Door middel van korting
Geef uw bezoekers korting. U kunt mensen die vooraf een kaartje kopen, een goedkoper kaartje aanbieden dan de mensen die aan de deur kopen. De drempel om een kaartje te kopen wordt hierdoor lager en de kans dat mensen ook echt komen is dan stukken groter. U kunt mensen die zich van tevoren inschrijven voor het winterevenement bijvoorbeeld ook korting geven op consumpties.

Prijzen winnen
Geef uw bezoekers de kans een prijs te winnen op uw winterevenement. Geef bijvoorbeeld elke honderdste of vijftigste bezoeker een prijs. Mensen vinden het leuk om prijzen te winnen en zullen aanwezig zijn om kans te hebben een prijs te winnen.

Presentje weggevenID-10011151
Een presentje of aandenken voor uw bezoekers na afloop van winter events doet het altijd goed. Dit zorgt ervoor dat uw band met de bezoeker heel persoonlijk wordt. U kunt iedere bezoeker van een gratis hapje of drankje voorzien. Of helemaal toepasselijk, geef uw gasten een muts of handschoenen met het logo van uw winterevenement erop.

Fotowedstrijd
Via social media zoals Twitter, Facebook en Instagram kunt u allerlei wedstrijden laten plaatsvinden in ruil voor een gratis toegangskaartje of voor gratis eten en drinken op uw winter event.

Houd bijvoorbeeld een fotowedstrijd. Geef mensen de mogelijkheid om vooraf winterse foto’s te maken, bijvoorbeeld van winter activiteiten. Geef diegene met de leukste foto van de leukste winter activiteiten op uw winterevenement een prijs.

Communicatie tijdens het winterevenement
Als uw winterevenement bezig is en bezoekers aanwezig zijn om winter activiteiten uit te oefenen, is het verstandig om niet te stoppen met de communicatie en promotie.

Bewegwijzering naar winter event
Door de juiste bewegwijzering komen de bezoekers makkelijker bij uw evenement. Andere mensen op straat zullen de bewegwijzering ook opmerken. Zo trekt u nog meer belangstellenden naar uw winterevenement. 

Deel tasjes uit
Deel op het winterevenement opvallende tasjes uit met daarin iets te eten of te drinken. Uw bezoekers waarderen niet alleen uw gulheid, ze lopen vervolgens ook met het tasje over straat en maken andere mensen nieuwsgierig naar het winterevenement. Zo trekt u de aandacht op straat van heel veel mensen.

Social media
Creëer een hashtag speciaal voor uw winterevenement. Laat mensen kennismaken met die hashtag. Geef de bezoekers van uw winterevenement de mogelijkheid om foto’s met vrienden van winter activiteiten op Facebook te delen.

Crisiscommunicatie
Het is niet iets wat u direct te binnen schiet op het moment dat u een winterevenement organiseert. Het is echter wel belangrijk om rekening te houden met mogelijke ongevallen en situaties die zich tijdens uw winterevenement kunnen voordoen. Een crisisplan hoort ook bij de organisatie van een winterevenement. Hierin staat aangegeven wie de hulpdiensten belt in noodgevallen en wie de pers op de hoogte houdt.

Goede crisiscommunicatie voorkomt reputatieschade. Communiceer over de acties die genomen worden om meer duidelijkheid over de situatie te krijgen.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

5. Budget

Bij het organiseren van uw evenement is het belangrijk dat u een financiële planning heeft, ongeacht hoe groot of klein het winter event is. Heeft u eenmaal een begroting gemaakt, dan is het ook heel belangrijk dat u zich hieraan houdt. Natuurlijk kan het hier en daar wat afwijken. Maak een kostenplaatje van alle winteractiviteiten en alles wat daarbij komt kijken. Zonder een kostenplaatje kunt u zaken vergeten en kunt u stuiten op onverwachte kosten.

Zorg voor een financiële planning

Zorg voor een financiële planning

Offertes aanvragen
Zorg dat er een offerte klaar ligt voor de volgende zaken en kijk of dit binnen uw budget past.

Onmisbaar:

  • IJsbaan
  • Tent
  • Catering
  • Garderobe
  • Toiletwagen
  • Personeel
  • Schoonmakers

Aanvullingen:

  • DJ of artiest
  • Podium
  • Funslide
  • Bewaking
  • Hostess
  • Fotograaf

Kostenbewaking
Om een realistische begroting te maken is het belangrijk dat u vanaf het begin taken, bevoegdheden, procedures en rapportages van uw winter event met alle betrokkenen duidelijk bespreekt. Deze afspraken moeten ook nagekomen worden. Maak in het draaiboek een apart hoofdstuk over het budget en de kostenbewaking. Houd te allen tijde het overzicht over de kosten en uitgaven. Zo kunt u op tijd bijsturen, indien nodig.

Een continu proces
Het opstellen van een budget voor het winterevenement is een continu proces. Start met een globale inschatting voordat u offertes aan gaat vragen. Dan kunt u meteen zien of u realistisch bezig bent. Schaaf telkens het budget bij, wanneer u offertes binnenkrijgt van externe leveranciers. Zo blijft de schatting reëel.

Manieren om kosten te ordenen
Er zijn verschillende systemen mogelijk om uw winterevenement te budgetteren. Ieder systeem heeft zijn eigen voor- en nadelen.

Functionele kostenindeling
Bij een functionele kostenindeling bepaalt u wat de belangrijkste winter activiteiten zijn en groepeert u de kosten in hoofdgroepen zoals catering, audiovisuele kosten, locatie, ijsbaan en tent. Per activiteit geeft u de kosten weer. Door een functionele kostenindeling krijgt u een goede kijk op het evenwicht tussen de verschillende activiteiten op het winter event.

Doorrekening volgens programmaonderdelen
Bij een winterevenement met verschillende programmaonderdelen kunt u de kosten ook per programmaonderdeel berekenen.

Verdeling in variabele en constante kosten
Verdeel de kosten van het winter event in variabele en constante kosten. Constante kosten zijn de vaste kosten die u met uw winterevenement maakt, ongeacht het aantal bezoekers dat op uw winterevenement komt. Variabele kosten zijn kosten die stijgen naarmate het bezoekersaantal van het evenement toeneemt.

Voorbeelden van constante kosten:

  • De ijsbaan
  • Een overkapping of complete tent
  • Entertainment
  • Decoratie

Voorbeelden van variabele kosten:

  • Catering
  • Attenties
  • Programmaboekjes

Softwareprogramma’s 
Zorg dat u een goed overzicht van het budget voor uw winter event heeft. Er zijn diverse softwareprogramma’s die goed kunnen helpen bij het opzetten van een budget voor winter events. Ze zorgen ervoor dat u makkelijker kunt calculeren en factureren.

Voorkom fouten
Op een aantal gebieden worden door beginnende organisatoren veel fouten gemaakt waardoor de kosten van winter events hoog op kunnen lopen.

Denk hierbij aan:

Onprofessioneel barpersoneel
Organisatoren huren vaak goedkoop barpersoneel of vrijwilligers in om drank te schenken aan bezoekers van een winter event. Vrijwilligers uit de buurt kennen vaak bezoekers en geven hierdoor sneller gratis drank weg. Dit kost uw organisatie een hoop geld. Huur daarom voor winter events altijd professioneel barpersoneel in.

Eventmanagers  
Het inhuren van eventmanagers lijkt een goed idee om ervoor te zorgen dat uw evenement in goede banen loopt. Het komt echter vaak voor dat eventmanagers het werk alleen doorgeven. Hiermee betaalt u gauw 10 tot 30% extra om ook de tussenpersoon te betalen.

Toeleveranciers
Zorg ervoor dat u zo min mogelijk toeleveranciers op winter events heeft. Toeleveranciers kosten een hoop geld. Als u iets bij een bedrijf huurt dan moet u zeker weten dat het product direct van hen afkomstig is.

Verzekeringen
We raden u ook sterk aan om verzekeringen af te sluiten. De kans dat er een ongeval gebeurt is klein maar als er toch iets gebeurt en u hier niet voor verzekerd bent, lopen de kosten hoog op.

Gekoeld drinkenID-10068730
Zorg ervoor dat uw drank altijd goed gekoeld staat. Is dit niet het geval, dan zullen bezoekers veel minder drankjes bij u kopen waardoor uw omzet lager uitvalt.

Onvoorziene kosten
Het is belangrijk dat u ook nog ongeveer 10% overhoudt voor onvoorziene kosten. Er zou zomaar iets stuk kunnen gaan en dit zou u, als eindverantwoordelijke, moeten vergoeden.

Goedkopere alternatieven mogelijk
Komt u er tijdens de voorbereidingen van uw winter event achter dat u het budget bijna overschrijdt? Ga dan alle kostenposten na en bekijk of er goedkopere alternatieven zijn. Bekijk of het mogelijk is om bepaalde uitgaven te schrappen. Een goede manier om het budget voor winter events te vergroten is door middel van het aantrekken van (nieuwe) sponsoren.

Tips voor een goedkoper winterevenement
U wilt ervoor zorgen dat uw evenement zo goedkoop mogelijk blijft. Dat lijkt heel simpel maar voor veel organisatoren is dat een hele lastige taak. U wilt uw evenement namelijk ook aantrekkelijk houden. Hieronder drie tips:

Twistflesjes bij de bar
Verkoop drank in de vorm van twistflesjes. Hierdoor heeft u geen personeel nodig die de drankjes inschenkt. Dit scheelt één persoon aan barpersoneel. Daarnaast heeft u geen koelkast nodig omdat u de flesjes gewoon in een grote ijsbak kunt leggen.

Goedkopere aankleding
Om uw winterevenement aantrekkelijk te maken wilt u een goede aankleding. Vaak is de mooiste oplossing niet de meest praktische oplossing. Ga eerst uit van het minimale.

Begin laag in de kosten
Begin zo laag mogelijk in de kosten. Huur alleen in wat echt nodig is voor uw winterevenement. Zo kan uw winterevenement veel goedkoper zijn.

Cashflow
Plan naast het budget ook de inkomende en uitgaande betalingen. Geef precies aan wanneer u verwacht inkomsten binnen te krijgen en wanneer u leveranciers moet betalen. Zorg dat de kasstroom van het winterevenement altijd positief is, zodat u te allen tijde aan betalingsverplichtingen kunt blijven voldoen.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

6. Datum, duur en openingstijden

Datum
Een winterevenement vindt normaliter plaats tussen de maanden november en maart. Hoe bepaalt u de precieze datum?

Het meest geschikte moment voor winter events:

  • De periode rondom de feestdagen. Denk hierbij aan Oud & Nieuw, Kerst en de kerstvakantieperiode. De meeste mensen zijn in die periode vrij en hebben dan tijd en zin om van uw winterevenement te komen genieten en om te schaatsen en andere winter activiteiten te doen.
  • Tijdens een dorps- of stadsevenement. Het kan positief uitpakken als u met de organisatoren van het andere evenement tot een overstemming komt om elkaar te promoten.

Heeft u een geschikte datum of periode voor het winter event gevonden? Check die dan direct met leveranciers en met de beschikbaarheid van de locatie. Meestal is het mogelijk om bij leveranciers en locaties een optie te nemen.

Duur en openingstijden

ijsbaan op winterevenement

ijsbaan met verlichting op winterevenement

De openingstijden van winter events met schaatsbaan kunnen variëren. U kunt ervoor kiezen om de hele dag open te zijn. Als u over verlichting beschikt tijdens uw winterevenement dan kan de ijsbaan tot laat in de avond open blijven en is het ook veilig voor uw bezoekers om door te schaatsen en gebruik te maken van andere winter activiteiten.

Er zijn naast de ijsbaan ook andere lastenposten die u wel omzeilt als u niet de hele dag open bent. Denk hierbij aan besparing op personeel en energieverbruik als het gaat om bewaking, horeca en verwarming.

Op woensdagen zijn scholen vroeger uit en nemen mensen vrij om hun kind op te halen. Het kan een goed idee zijn om een moeder/vader middag te organiseren op woensdag. Vrijdag nemen mensen ook vaak vrij zodat ze een lang weekend hebben. Daar kunt u met het winterevenement en de winter activiteiten ook op inspelen.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

7. Voorzieningen

Welke voorzieningen heeft u nodig op een winterevenement?

  • IJsbaan
  • Tent
  • Garderobe
  • Bar
  • Kassa
  • Kleedruimte
  • Horeca
  • Parkeerplaats
  • Verlichting
  • EHBO-ruimte (eventueel).
  • Toiletten

De hierboven genoemde zaken nemen vaak meer ruimte in beslag dan u denkt. Deze voorzieningen hebben vaak ook water en/of stroom nodig.

Stroomplan
Bedenk vooraf voor al uw voorzieningen of er stroom en hoeveel voor benodigd is. Maak vervolgens een stroomplan. Heeft u hier zelf geen verstand van? Huur dan iemand in die technisch aangelegd is.

Bij de huur van een ijsbaan is dit zeer belangrijk omdat die constant gekoeld moet worden. Zorg er altijd voor dat u 1 extra nood aggregaat heeft voor als de stroom uitvalt. Zonder stroom immers geen ijsbaan, verlichting, muziek, koeling en horeca.

Vuilwater afvoer
Bezoek de locatie ver van te voren en zoek uit of er een vuilwater afvoer is. Heeft u hier zelf geen verstand van? Huur dan iemand in die hier wel verstand van heeft.

IJsbaan
Een ijsbaan is onmisbaar op een winterevenement. Verderop in dit artikel leest u meer over het huren van de ijsbaan.

winterevenement ijsbaan

winterevenement ijsbaan

Tent
Door een tent te huren, zitten de bezoekers van uw winter event altijd droog. Zelfs bij slecht weer. Lees meer over het huren van een tent. Klik hier.

Garderobe
Omdat het in de winter koud is komen bezoekers ingepakt aan bij winter events. Zodra er een paar rondjes geschaatst zijn op de schaatsbaan, krijgen mensen het warm en leggen ze jassen, handschoenen en mutsen langs de kant.

Het ziet er niet alleen slordig uit. Er zouden daarnaast zomaar mensen over al die rondslingerende kledingstukken kunnen vallen. Daarom is het handig om een garderobe te hebben om de schaatsbaan overzichtelijk te houden. Zo zorgt u direct voor een veiligere situatie.

Hoeveel mensen verwacht u tijdens uw winterevenement? De garderobe moet voldoende ruimte hebben om alle jassen van alle bezoekers op te hangen. Een garderobe biedt per 1 m² ruimte voor ongeveer dertien jassen.

Kassa
Verwacht u drukke periodes dan is het verstandig om meerdere mensen achter de kassa te hebben. Als mensen moeten wachten om het evenemententerrein op te komen, neigen ze al gauw om weg te gaan.

Bar
Per 300 gasten is er één drank uitgiftepunt nodig. Dit punt heeft een oppervlakte nodig van 4 m². De ideale afstand van de koelkast naar de bar is 70 cm. Op deze manier kan het personeel het makkelijkst drinken pakken en verkopen.

De bar heeft een grote invloed op het wel of niet slagen van uw evenement. Als de drank niet koud staat dan heeft u een probleem. Zorg er daarom voor dat er genoeg koelkasten zijn en dat de drank minimaal 24 uur voor aanvang van het evenement koud staat.

Kleedruimte
Om schoenen te vervangen voor schaatsen is het belangrijk dat klanten dit op een rustige plek kunnen doen en genoeg ruimte hiervoor hebben. Wees verstandig en maak liever een iets te grote dan een te kleine kleedruimte op uw winter event. Bij een kleedruimte dient 1 m² per persoon beschikbaar te zijn. Dit kunt u afstellen op het aantal bezoekers dat u op het winterevenement verwacht.

Horeca
Na het schaatsen is het fijn om even rustig een drankje te drinken. U kunt de mensen laten staan maar ze vinden het meestal fijn om te zitten. Zeker na een inspannende bezigheid als schaatsen. Zodra u ervoor kiest om mensen te laten staan, dan is 1 m² aan ruimte voldoende. Wilt u dat uw gasten kunnen zitten, reken dan 2 m² per persoon.

Wat voor drankjes biedt u allemaal aan? Think outside the box! U organiseert een winterevenement pas daarom ook uw drankjes er op aan. Niet alleen Cola, Fanta en bier maar misschien ook Glühwein, warme chocolademelk en warme appelthee.

Kiest u ervoor om mensen te laten betalen met consumptiemunten of accepteert u contant geld in de bar van uw winter event?

Parkeerplaats
Wanneer u veel mensen verwacht en u een grote ijsbaan heeft gehuurd kunt u er misschien aan denken om uw evenement in de buurt van een parkeerplaats te organiseren of om zelf een parkeerplaats te creëren.

Reken daarom ver van te voren uit hoeveel ruimte uw evenement in beslag neemt. Zorg ervoor dat de locatie die u kiest groot genoeg is om alle voorzieningen te huisvesten. Een ruime parkeerplaats voor een auto heeft een afmeting van 2,40 meter bij 5,00 meter.

Vuilnisbakken
Tijdens het organiseren van een evenement worden vuilnisbakken vaak vergeten. Wanneer vuilnisbakken niet vergeten zijn, worden er veelal niet genoeg van geplaatst. Hierdoor wordt het een puinhoop op uw evenement en schrikt u bezoekers af. Het is daarnaast een heel karwei om al het afval tijdens en na afloop van het evenement op te ruimen.

Verlichting
In de winter wordt het vroeg donker. De juiste verlichting draagt bij aan de sfeer van uw winterevenement. Het zorgt er tevens voor dat het schaatsen en de overige winter activiteiten ook ‘s avonds veilig verlopen.

EHBO-ruimte
Het is aan te raden om EHBO’ers op uw winterevenement te hebben. Met schaatsen kunnen immers ongelukken voorkomen. Een EHBO-post kan naar grootte van het evenement worden ingericht.

Een EHBO-ruimte moet wel aan een aantal eisen voldoen:

  • Het moet een minimale grootte van 3 x 3 meter hebben.
  • Er moet voldoende licht zijn.
  • Stromend water moet op een minimale afstand van 20 meter aanwezig zijn.
  • Er moeten een tafel en minimaal drie stoelen in kunnen.
  • De EHBO’ers en slachtoffers moeten voldoende privacy hebben.
  • Er moet een stroompunt in de EHBO-ruimte zitten.

WIFI
Internet is niet meer weg te denken uit ons leven. Door op uw winterevenement een WIFI-verbinding aan te bieden aan bezoekers, zullen deze langer op het winterevenement blijven. Dit betekent gegarandeerd meer inkomsten doordat mensen ook meer zullen eten en drinken en langer blijven schaatsen.

Uw bezoekers zullen daarnaast via social media inchecken op het winterevenement en berichten en foto’s plaatsen waardoor uw winter event nog meer bekendheid krijgt.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

8. Locatie

U weet nu wanneer uw evenement plaatsvindt en wat er allemaal benodigd is. Bedenk nu de locatie waar u uw winterevenement wilt geven. De locatie bepaalt voor een heel groot deel wat de sfeer op het winterevenement is. Iedere locatie heeft zijn eigen uitstraling en atmosfeer. Bedenk vooraf goed wat u met uw winterevenement wilt uitstralen en wat de locatie voor u kan doen.

Zorg voor een goede bereikbaarheidNavigatieAuto
Daarnaast moet u uiteraard ook rekening houden met de bereikbaarheid van de locatie van winter events. Als het winterevenement goed te bereiken is, zal dat de bezoekersaantallen ten goede komen. Zeker wanneer er ook voldoende parkeergelegenheid is. De locatie van uw evenement heeft dus grote invloed op het wel of niet slagen van uw winterevenement.

  • Is de locatie makkelijk te bereiken voor auto’s, fietsers en voetgangers?
  • Is er voldoende parkeergelegenheid?
  • Is de locatie bekend of moet u een routebeschrijving maken?
  • Heeft u een goede concurrentiepositie? Zijn er geen concurrenten in de buurt?
  • Is de locatie groot genoeg? Heeft de locatie voldoende ruimte om een schaatsbaan, horecagelegenheid, podium en/of andere voorzieningen te plaatsen?

Maak het bezoekers makkelijk om uw evenement te bereiken. Als uw winterevenement midden in de stad staat dan kunnen bezoekers uw evenement te voet en met de fiets bereiken. Is er een parkeergarage of voldoende andere parkeergelegenheid in de buurt? Dan kunnen bezoekers uit omliggende plaatsen uw winterevenement met winter activiteiten ook bezoeken. Voorzie voor iedere bezoeker van het winter event een veilige route en parkeerplaats.

Routebeschrijving en reisschema
Bent u van plan uw winterevenement op een wat onbekende plek te geven dan moet u duidelijk bij het publiek aangeven waar het evenement precies plaatsvindt en hoe zij vanaf het centrum het best op die locatie kunnen komen.

U kunt de route van winter events ook aangeven door een kaartje met routebeschrijving op de website te plaatsen. Maak een route voor de meest populaire invalswegen. Zorg ervoor dat dit een duidelijke routebeschrijving is.

Google maps
Op uw website kunt u met behulp van Google maps een interactieve plattegrond toevoegen waarmee bezoekers van het winter event zelf meteen een route kunnen berekenen van thuis tot aan het winterevenement.

Maak ook een reisschema voor bezoekers die met het openbaar vervoer naar uw winterevenement komen.

Wijs de weg
Is de locatie van het winterevenement moeilijk te vinden? Dan is het ook een goed idee om pijlen te plaatsen die de route aangeven. Vraag dit ruim op tijd aan bij de gemeente. Soms zult u hiervoor moeten betalen.

Alternatieve routebeschrijving
Controleer of er wegwerkzaamheden gepland zijn in de periode van het winterevenement. Geef dit aan bij uw bezoekers. Zorg voor alternatieve routebeschrijvingen naar het winterevenement.

Voorkom concurrentie in de buurt
Zodra er een concurrent hetzelfde soort winterevenement in de buurt geeft, raakt u veel bezoekers kwijt. Zorg er daarom voor dat er zich in de buurt van uw winterevenement geen concurrenten bevinden.

Strooizout
Aangezien het in de winter nogal eens glad kan zijn, is het slim om dit geen rol te laten spelen op uw winterevenement. Zorg voor strooizout om te voorkomen dat de bezoekers van uw winterevenement onderuitgaan. Verspreid het strooizout op de paden en wegen rondom  uw winterevenement.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

9. Tent huren

Hoe zit het met het weer tijdens uw winterevenement? Tijdens de winterperiode kan het sneeuwen en ook regenen. Heeft u geen overkapping dan trekt u bij regen of natte sneeuw minder bezoekers. Om ervoor te zorgen dat uw evenement toch bezocht wordt tijdens regen, huurt u een aluhal om bezoekers te beschermen tegen regen en sneeuw.

Tentmaten
Aluhallen van Kontent Structures zijn te huur in verschillende breedtematen van 3 tot 40 meter. De zijhoogten variëren van 2.30, 3, 4 tot 5 meter. Alle lengtematen zijn beschikbaar in veelvouden van 5 meter. De nokhoogte varieert tussen de 3 en 11 meter afhankelijk van de

zijhoogte en breedtemaat van de tent.

IJsbaan in een transparante tent

IJsbaan in een transparante tent

Met de onderstaande tool kunt u de afmeting van de te huren aluhal berekenen op basis van het aantal bezoekers.

Bereken uw Ideale Tentmaat in 10 Seconden

Vul het aantal personen voor uw tent in. Kontent Structures maakt voor u een berekening van het aantal benodigde vierkante meters en geeft u suggesties voor geschikte tentmaten.

1 Hoeveel personen verwacht u?
2 Welke zaalopstelling is van toepassing?
2

Tafels met daaromheen 4 – 5 personen.

0.75

Volledig staand publiek gericht op een podium.

1

Staand publiek met tafels verspreid door de ruimte.

1

Netjes in rijen opgestelde stoelen

3 Bekijk onze tentmaat suggesties hieronder

Vul het aantal personen voor uw tent in. Kontent Structures maakt voor u een berekening van het aantal benodigde vierkante meters en geeft u suggesties voor geschikte tentmaten.

400 personen x = m2

Onze tentmaat suggestie:

wellicht ook geschikt voor uw locatie:

Zijn er nog onduidelijkheden?

Vraag het onze experts:

Vraag het onze experts:

0172 - 611 990

Het voordeel van een aluhal is dat deze beschikt over een vrije overspanning en dat is ideaal als het gaat om het bedekken van een ijsbaan. Er staan namelijk geen palen ter ondersteuning in de aluhal die in de weg kunnen staan tijdens het schaatsen.

IJsbaan overdekt

IJsbaan overdekt

Tentinrichting
U moet ervoor zorgen dat de aluhal zoveel mogelijk mensen kwijt kan. De aankleding van de tent is niet heel erg belangrijk voor uw winterevenement. Het gaat er vooral om dat een overkapping praktisch is in de koude wintermaanden.

Verwarmde Tent
Als het buiten kouder is dan normaal zullen bezoekers eerder beschutting zoeken tegen wind en sneeuw. Als de tent een aangename temperatuur heeft, verblijven bezoekers langer in de tent.

Tent op- en afbouw
De op en afbouw van uw winterevenement kan veel tijd kosten. Zorg ervoor dat u ruim van tevoren begint met de opbouw van uw winterevenement. Zorg er ook voor dat er een schema is voor wanneer wat wordt opgebouwd. Doet u dit niet dan gaan bedrijven elkaar in de weg lopen en leidt dit tot vertraging.

De opbouw van een winterevenement duurt vaak 1-4 dagen maar dit ligt sterk aan de grootte van het winterevenement.

Dag 1: Hekwerk, tent neerzetten, bereikbaarheid voor leveranciers regelen. Zorg voor rijplaten als uw evenement zich op gras bevindt.

Dag 2/3:  watervoorzieningen en eventueel licht en geluid, podium.

Verwarmde tent

Verwarmde tent

Dag 4/5: Testen en draaien en aankleding.

Na het evenement is uw personeel moe en hebben ze geen zin om nog te werken. Toch moet de boel nog worden afgebouwd en verplaatst. Zorg ervoor dat u een taakverdeling heeft in de afbouw van uw evenement.

Veel organisaties vergeten dit te doen.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

10. Personeel

Welk personeel heeft u nodig om ervoor te zorgen dat de bezoekers van uw winterevenement zich veilig en prettig voelen?

Personeel dat meestal aanwezig is op een winterevenement:

Vrijwilligers
Het is onnodig om op elke plek van het winter event professioneel personeel in te huren. Wij raden u aan om ook vrijwilligers te zoeken. Hiermee bespaart u op loonkosten en de kwaliteit hoeft daar niet onder te lijden.

Kassapersoneel
Om ervoor te zorgen dat er een goede doorstroom is en mensen zo gauw mogelijk de schaatsbaan op kunnen moet er snel gehandeld worden bij de kassa in drukke momenten. Met de pinpas betalen is een snelle manier om te betalen. Houdt er echter wel rekening mee dat veel bezoekers ook contant willen betalen.

Serverend personeel
Kan er naast het schaatsen op een terras koffie of warme chocomel gedronken worden, dan moet u ervoor zorgen dat er genoeg serverend personeel aanwezig is. Ook tijdens de allerdrukste periodes.

Personeel voor de schaatsverhuur
Als u schaatsen verhuurt, zorg dan voor personeel dat verstand heeft van schaatsen en goed kan adviseren over de maat.

Entertainend personeel
Huurt u een artiest in om uw bezoekers te amuseren bij het genot van een drankje? U hoeft hier niet alleen te denken aan een zanger of zangeres maar het zou eventueel ook de kerstman kunnen zijn.

Fotograaf
Een fotograaf zorgt voor de promotie terwijl uw evenement aan de gang is. De fotograaf kan zijn of haar foto’s op Facebook, Twitter en andere social media plaatsen om in de toekomst bezoekers naar uw winterevenement te trekken.

Bewaking en EHBO
Als er veel bezoekers op uw winterevenement worden verwacht, is het ook verstandig om bewaking en eventueel EHBO- personeel in te huren. Mocht er iets ongelukkigs voorkomen dan zijn zij er altijd om ervoor te zorgen dat het niet uit de hand loopt.

SchoonmaakploegID-100107373
Na een dag schaatsen, eten en drinken, blijft er gegarandeerd afval achter. Om ervoor te zorgen dat het evenemententerrein er de volgende dag weer spik en span uitziet moet er schoongemaakt worden. U kiest zelf of u hier een speciale schoonmaakploeg voor inhuurt of dat u van uw personeel verwacht dat zij flexibel zijn en naast hun andere werkzaamheden ook opruimen.

Communiceren met elkaar
Regel walkietalkies voor al het personeel op het winterevenement. Zo kan de communicatie op het winterevenement vlot verlopen. Zorg dat de batterijen van alle walkietalkies voor aanvang van het winterevenement volledig opgeladen zijn. Test voordat uw winterevenement begint of de walkietalkies op alle belangrijke plaatsen bereik hebben.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

11. Leveranciers

Zoek naar de juiste leveranciers voor uw winterevenement. Catering, beveiliging en audiovisuele invulling zijn zaken die vaak uitbesteed worden. Neem de tijd bij uw zoektocht naar externe leveranciers voor uw winterevenement. Enige verdieping in een externe leverancier is geen overbodige luxe. Maak vooraf duidelijke afspraken en vraag naar verkoop- en leveringsvoorwaarden.

Als u echt wilt weten hoe een leverancier functioneert, neem dan eens een kijkje op een evenement dat verzorgd wordt door de desbetreffende externe leverancier.

Briefing
Om hun taken correct uit te kunnen voeren, hebben externe leveranciers een briefing nodig. In de briefing staan alle details over het winterevenement. Zo weet iedere leverancier wat er precies van hem verwacht wordt.

Geeft u leveranciers enigszins de ruimte, dan komen ze vaak zelf met verrassende ideeën om het winterevenement naar een hoger niveau te tillen. In een goede briefing staat het volgende:

Informatie over de organisatieID-100103746
Vertel wat meer over de organisatie van het winterevenement. Denk hierbij aan de missie en visie van het bedrijf en de huisstijl.

Informatie over het winterevenement
Wat zijn doelstelling en doelgroep van het winterevenement? Wanneer vindt het evenement plaats? Is er een thema? Hoe ziet het evenement eruit en waar vindt het plaats?

De verwachtingen die u van leveranciers heeft
Geef aan wat u van de leveranciers verwacht op uw winterevenement en wat u absoluut niet wilt zien. Geef een beschrijving van de gewenste sfeer, kwaliteit en stijl.

Het beschikbare budget
Wees open naar leveranciers over het beschikbare budget.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

12. Sponsoren

Laat u uw winterevenement sponsoren, dan heeft dit vele voordelen. Sponsoren zorgen niet alleen dat er geld is om het winterevenement te financieren. Sponsoren kunnen de gasten van het winterevenement ook kennis laten maken met nieuwe producten of diensten en ze zorgen soms voor andere interessante activiteiten.

Extra inkomstenbron en marketingkansen
Zonder sponsoren kunt u er niet van uitgaan dat u winst maakt. Het grootste voordeel van een sponsor is dat het een extra inkomstenbron is. Daarnaast bieden sponsoren marketingkansen. Bepaal voor uzelf of de sponsoring voor de inkomsten is of voor het verkrijgen van een breder draagvlak. Zorg voor geschikte sponsoren die ook echt binnen uw evenement passen.

Sponsorplan
Begin altijd eerst met een sponsorplan. Dit plan is een intern plan. Hierin geeft u voor uzelf aan waarom u bepaalde organisaties als sponsor zou willen hebben en waarom het voor deze organisaties interessant zou zijn om het winterevenement te sponsoren. Welke sponsoren kunt u helpen bij het versterken van hun imago?

Daarnaast bepaalt u voor uzelf welk totale budget nodig is voor het winterevenement en wanneer welke bedragen binnen moeten zijn. Dit baseert u op hoeveel bezoekers u verwacht tijdens uw winterevenement en wat voor kosten u gaat maken. De meest gemakkelijke manier om dit te doen is door naar vergelijkbare evenementen te kijken. Heeft u eerder een winterevenement georganiseerd dan zal de sponsor om cijfers gaan vragen en daaruit een beslissing maken hoeveel ze willen sponsoren.

Regel sponsoren in een vroeg stadium
Het vinden van goede sponsoren is lastig en kost veel tijd. Begin daar dus vroeg genoeg mee. Regelt u sponsoren in een vroeg stadium, dan heeft u vooraf meer inzicht in de financiën. Maak wel duidelijke afspraken met al uw sponsoren. De activiteiten van sponsoren mogen niet te overdreven zijn, omdat het doel van uw evenement dan niet meer zichtbaar is.

Waarom zou een sponsor met u in zee willen gaan?
Redenen voor een sponsor om uw winterevenement te sponsoren zijn:

  • Het imago versterken
  • Het aanhalen van nieuwe klanten
  • Het onderhouden van een relatie

Uiteindelijk zal een sponsor deelnemen aan het winterevenement omdat verwacht wordt de investering dubbel en dwars terug te verdienen. U kunt rendement niet garanderen maar een beetje geruststellen kan wel door de grootte en koopkracht van uw publiek bij mogelijke sponsoren aan te geven.

Het is belangrijk dat u sponsoren zoekt die bij uw doelgroep, bij het winter event en de winter activiteiten passen. Zo kunt u bijvoorbeeld kijken of sportverenigingen en restaurants willen sponsoren. Voor een winter event is een schaats leverancier of merk bijzonder van toepassing.

Waar gaat u sponsoren vinden?

  • Social media. Linkedin is erg geschikt om de juiste sponsoren te vinden door in bepaalde groepen te zoeken.

    sponsoren winterevenement

    sponsoren winterevenement

  • Vraag sponsoren of ze nog contacten hebben met andere bedrijven die eventueel willen sponsoren.

Omdat schaatsen een populaire sport is in Nederland en wordt beoefend door elk geslacht en elke leeftijdscategorie trekt u een breed publiek. U kunt daarom veel soorten bedrijven vragen om u te sponsoren.

Bel sponsoren en maak direct duidelijke afspraken. De sponsor wil uiteraard ook iets terugkrijgen voor het sponsoren. Er zijn veel mogelijkheden om dat te regelen. Bespreek dit vooraf.

Sponsorpakket
Maak een sponsorpakket dat speciaal gericht is op dat bedrijf. Het is belangrijk dat de behoeftes van het bedrijf erin verwerkt worden. Heeft u succes en tekent het bedrijf een contract met u dan vraagt u hoe zij hun product willen innoveren op uw evenement.

U kunt niet met lege handen bij de sponsor aan komen. De sponsor verwacht wat terug. Als u de sponsor veel reclame biedt op uw winter event dan zal er een hogere vergoeding uw kant op komen. Laat de sponsor zichzelf bijvoorbeeld promoten door het weggeven van wat promotiemateriaal. Het bedrijfslogo plaatsen in programmaboekjes of op posters wordt ook gewaardeerd. Plaats ook een banner van de sponsoren op de site die doorklikken naar hun bedrijf. U kunt ook de naam van uw winterevenement aanpassen naar de naam van een van uw sponsoren.

Contract en sponsorhandboek
Leg alle afspraken met sponsoren over uw winterevenement vast in een contract. Geef de sponsoren een sponsorhandboek voordat het winterevenement van start gaat. Vermeld hierin hoe het winterevenement eruit ziet. Neem alle details over het evenement op in de beschrijving.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

13. Vergunningen en verzekeringen

Regel vergunningen op tijd
Omdat u een groot winterevenement organiseert, is het verstandig om vergunningen zo ver mogelijk van te voren aan te vragen. Het kan enkele weken en soms zelfs maanden duren voordat een aanvraag goedgekeurd wordt. De gemeente moet namelijk met brandweer, politie en andere instellingen overleggen of het mogelijk is dat uw evenement op de gewenste plaats en data plaatsvindt.

Als u vergunningen op tijd aanvraagt, heeft u ook nog ruim de tijd om een alternatieve locatie te zoeken als de gemeente uw evenement afwijst. Ook leveranciers moeten over de nodige vergunningen beschikken. Ga altijd na of uw leveranciers aan de regels voldoen.

Vergunningen zijn sterk regiogebonden. Informeer altijd bij de juiste gemeente wat de precieze benodigde vergunningen zijn voor uw winterevenement.

Waarom een gemeente uw winterevenement niet goedkeurt:

  • In het belang van de openbare orde.
  • Om overlast te voorkomen. Kom daarom met oplossingen, laat zien dat u erover na heeft gedacht, minimaliseer de overlast.
  • Als de veiligheid van personen en goederen in gevaar komt. Dit kunt u voorkomen door aan te geven dat er aan de veiligheid gedacht is. Denk hierbij aan zaken zoals nooduitgangen en brandblussers.

De gemeente wil tenminste dit van u weten:

  • De naam en locatie van het winterevenement.
  • De datum van het winterevenement.
  • Hoe lang het winterevenement exact duurt.
  • Hoeveel tijd u nodig hebt om het winterevenement op te bouwen en af te breken.
  • Het aantal bezoekers dat u op uw winterevenement verwacht.
  • Een plattegrond met daarop alle voorzieningen die op het winterevenement aanwezig zijn.

Mogelijke benodigde vergunningen voor uw winterevenement:

Evenementenvergunning
Wanneer u een winterevenement organiseert op een publiek toegankelijke plaats, heeft u soms een evenementenvergunning van de gemeente nodig. Voor kleinere evenementen is het soms al voldoende als u melding maakt van uw winterevenement.

Toestemming voor plaatsen tenten, podia, stellingen en tribunes
Voor het plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes bij winter events heeft u toestemming nodig van de gemeente. De brandweer moet zowel de locatie als de constructie keuren en veilig verklaren.

Auteursrechten
Wanneer er muziek is op uw winter event, moeten er auteursrechten betaald worden. Zelfs als het alleen maar om achtergrondmuziek gaat. Naast de auteursrechten wordt er ook een vergoeding voor uitvoerders en producenten geïnd.

Vergunning geluidsoverlast
Speelt muziek een grote rol op het winterevenement? Of denkt u dat uw gasten voor geluidsoverlast zouden kunnen zorgen? Dan is het verstandig om na te gaan of u een vergunning voor geluidsoverlast nodig heeft.

Welke vergunningen en verzekeringen heeft u nodig?

Welke vergunningen en verzekeringen heeft u nodig?

Drank- en horecavergunning
Voor het schenken en verkopen van alcohol op winter events heeft u een tapvergunning en een vergunning voor het schenken van sterke drank nodig. Bij sommige gemeentes is de vergunningsplicht voor het tappen en schenken van alcohol opgeheven voor eenmalige evenementen. Er is echter nog steeds een machtiging van de gemeente nodig.

Vergunning catering
Aan het bereiden van voedsel op winter events zijn strenge regels verbonden. De cateraars op uw winterevenement moeten over de juiste vergunningen beschikken.

SVH
Tijdens uw winter event moet er altijd een leidinggevende aanwezig zijn bij de winter activiteiten. Deze moet minimaal 21 jaar zijn en een SVH Verklaring Sociale Hygiëne hebben.

Sluit verzekeringen af
Als organisator is het een financiële ramp als er iets gebeurd waardoor het evenement niet kan doorgaan. Sluit daarom verzekeringen af om een financiële ramp te voorkomen en om het winterevenement financieel in te dekken.

Een gespecialiseerde verzekeringsmakelaar helpt u om de juiste verzekeringen voor winter events af te sluiten zodat u risico’s kunt indekken.

Mogelijke verzekeringen voor uw winterevenement:

Evenementenverzekering
U kunt overwegen een evenementenverzekering af te sluiten. Stel dat uw evenement door wat voor reden dan ook geannuleerd of uitgesteld moet worden, worden de kosten gedekt. Met een evenementenverzekering loopt u dus geen financiële risico’s bij het organiseren van een evenement. U bent verzekerd voor afgelasting, uitstellen, onderbreking en voortijdige beëindiging. De gehuurde spullen voor het evenement worden ook verzekerd door de evenementenverzekering.

Verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid
Verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid. De verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid dekt jouw aansprakelijkheid als organisator voor lichamelijke en materiële schade.

Dekking Materiële schade
Wanneer u externe partijen inschakelt voor de levering van materialen zoals een tent en een ijsbaan, gaat u met leveranciers de verbintenis aan om het gehuurde materiaal na het winterevenement in perfecte staat weer terug te geven. Bij schade aan of verlies van materiaal zult u dit moeten vergoeden. Dit risico is te verzekeren via de dekking materiële schade.

Annuleringsverzekering
Wanneer u het winterevenement plotseling moet afgelasten of uitstellen, dan biedt een annuleringsverzekering uitkomst.

Regen- of sneeuwverzekeringParkInSneeuw
Als het regent of sneeuwt tijdens uw winterevenement dan vergoedt de verzekering de schade die u oploopt door het verlies aan bezoekers. Let er wel op dat de premies aanzienlijk verschillen bij verschillende verzekeringsmaatschappijen.

Goederen, casco of tentoonstellingsverzekering
Met deze verzekering verzekert u uw eigen spullen of gehuurde spullen tegen schade en/of verlies.

Aansprakelijkheidsverzekering
Bijna elk bedrijf heeft een aansprakelijkheidsverzekering. Toch hoeft dit niet te betekenen dat u ook verzekerd bent tijdens een evenement. Controleer dit vooraf goed.

Medische kostenverzekering
Wanneer u in het bezit bent van een medische kostenverzekering worden alle deelnemers voorzien van een medische behandeling mocht een van de deelnemers iets overkomen tijdens de activiteiten van het winter event.

Ongevallenverzekering
Mocht er iemand verongelukken of zelfs overlijden op uw winterevenement dan bent u hiervoor verzekerd als u een ongevallenverzekering heeft afgesloten.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

14. IJsbaan

Bij een winterevenement is een ijsbaan onmisbaar. Kiest u voor een ‘echte’ ijsbaan of voor een kunstijsbaan op het winter event?

Onoverdekte ijsbaan tijdens winterevenement

Onoverdekte ijsbaan tijdens winterevenement

Afmetingen ijsbaan
De maten van een ijsbaan variëren van 100 m2 tot 10.000 m2. Een onoverdekte baan wordt in ieder formaat gebouwd. Een overdekte baan wordt altijd in een vierkant of rechthoek gebouwd. Deze beperkt zich tot een breedte van maximaal 40 meter. De lengtematen beginnen bij 5 meter en zijn vervolgens per 5 meter te verlengen.

De kosten voor een ijsbaan
Om een ijsbaan tijdens winter events bevroren te houden is een erg kostbare technische installatie nodig. Daarnaast brengt een ijsbaan veel werk met zich mee in het opbouwen, onderhoud en afbreken. In het meest positieve geval kost een ijsbaan nog steeds minimaal 10.000 euro. Hierdoor is een ijsbaan vrijwel alleen financieel aantrekkelijk bij gebruik voor een langere periode, vanaf ongeveer 3 weken.

Hoeveel het exact kost om een ijsbaan te huren, hangt af van de grootte, huurperiode, maand waarin u huurt, het eventueel overdekken en andere extra’s die erbij komen.

Ook spelen factoren als het weer en de buitentemperatuur een grote rol. Met name in het energieverbruik van de koelinstallatie.

IJsbaan overdekking
U kunt ervoor kiezen om de gehuurde ijsbaan tijdens uw winter event geheel of gedeeltelijk te overdekken. Hierdoor is de ijsbaan in alle weersomstandigheden te gebruiken en is er meer controle over de uitstraling.

Winst maken met een ijsbaan

Overdekte en verlichte ijsbaan

Overdekte en verlichte ijsbaan

De huur van een ijsbaan is over het algemeen redelijk prijzig. De installatie, het onderhoud en de afbouw van een ijsbaan vergen veel tijd, energie en concentratie. Hoe zorgt u er daarom voor dat u winst maakt met een ijsbaan?

Zorg ervoor dat de omzet niet alleen komt van de tickets van de ijsbaan maar ook van de andere voorzieningen zoals de horecagelegenheden, toiletten en funslide.

  • Funslide
  • Horecagelegenheden
  • Schaatsen verhuren
  • Toiletten
  • Fotograaf
  • DJ’s

Vraag entreegeld voor de ijsbaan
Misschien vanzelfsprekend, maar vraag entreegeld voor uw ijsbaan. U kunt kiezen om bandjes te verkopen waarmee bezoekers de hele dag de ijsbaan op kunnen, of u kunt ze per dagdeel of uur laten betalen.

Funslide
Bied op winter events niet alleen een schaatsbaan aan, maar ook een funslide. Een funslide is een verhoging met glijbaan waar met een band vanaf wordt

Funslide op winterevenement

Funslide op winterevenement

gegleden. Hiermee biedt u de bezoeker ook nog een andere soort van winterpret. Daarmee is de kans groot dat bezoekers langer op het terrein zullen blijven.

Een funslide is uniek en niet op veel plekken te vinden. Wanneer u al een schaatsbaan huurt, is het makkelijk om daarbij ook een funslide te huren. U kunt voor de funslide ook extra entreegeld vragen. U kunt dit per afdaling vragen of voor de hele dag of dagdeel. Een funslide is vaak goed te plaatsen naast de ijsbaan zelf.

Horeca
De meeste volwassenen zullen een funslide minder leuk vinden dan hun kinderen. De volwassenen geeft u de gelegenheid om te genieten van een drankje op het terras bij een horecagelegenheid. Hierbij is het leuk als u drankjes en eten aanbiedt die regelmatig gedronken en gegeten worden tijdens de winterperiode. Denk hierbij aan Glühwein, chocolademelk, appeltaart en warme appelthee.

Schaatsverhuur
Beperk u niet alleen tot bezoekers die al in het bezit zijn van schaatsen, maar geef anderen ook de optie om te schaatsen door schaatsen te verhuren. Hiermee zult u meer bezoekers trekken en verdient u geld met het verhuren van schaatsen. Schaatsen zijn namelijk snel uitverkocht zodra het begint te vriezen in Nederland. Daarnaast hoeven bezoekers hun schaatsen ook niet mee te slepen naar de ijsbaan.

Schaatshulp

Schaatshulp

Schaatshulpen
Beperk het winterevenement niet alleen tot schaatsers die al kunnen schaatsen maar richt het winterevenement ook op kinderen en beginners. Zorg dat er voor hen zogenoemde schaatshulpen aanwezig zijn. Deze bieden ondersteuning tijdens het schaatsen. Door schaatshulpen aan te bieden, trekt u ook mensen aan die nog niet ervaren zijn in het schaatsen. U kunt de hulpmiddelen gratis aanbieden of tegen een kleine vergoeding.

Toiletten
Toiletten zijn noodzakelijk voor de bezoekers van het winterevenement. U kunt uw bezoekers per toiletbezoek laten betalen of kiezen voor een eenmalige betaling in ruil voor een toiletbandje. Zo zorgt u ervoor dat bezoekers op uw winterevenement blijven en niet naar huis gaan als ze naar het toilet moeten.

Verschil tussen een ijsbaan en een kunstijsbaan
Wanneer moet u kiezen voor een ijsbaan en wanneer voor een kunstijsbaan? Beide banen zorgen voor schaatsplezier. Er zijn wel grote

Overdekte ijsbaan

Overdekte ijsbaan

verschillen tussen een ijsbaan en een kunstijsbaan.

IJs of kunststof
Het meest opvallende verschil tussen een ijsbaan en een kunstijsbaan is het materiaal waarop geschaatst wordt. Bij een ijsbaan wordt er op

echt ijs geschaatst en bij een kunstijsbaan schaatsen de bezoekers op speciale kunststof banen.

Huurperiode
Ook de huurperiode verschilt. Een kunstijsbaan is te huren vanaf 1 dag. Een ijsbaan kan alleen gehuurd worden voor een periode van minimaal 3 weken. Dit verschil komt mede door de opbouwtijd van beide banen. Een kunstijsbaan is heel snel opgebouwd. De opbouw is binnen 1 dag afgerond. De opbouw van een ijsbaan kan enkele dagen in beslag nemen.

U wilt een ijsbaan voor een korte periode huren? Dan is het verstandig om voor een kunstijsbaan te kiezen omdat deze snel is opgebouwd en

Kunstijsbaan

Kunstijsbaan

ook weer snel kan worden afgebroken.

Energieverbruik
Een kunstijsbaan hoeft niet gekoeld te worden, een ijsbaan wel. Daardoor zit er een groot verschil tussen het energieverbruik van een ijsbaan en een kunstijsbaan. Dit verschil is ook zeker te merken in de energiekosten.

De energiekosten van een kunstijsbaan zijn nihil tot laag en de energiekosten van een ijsbaan zijn hoog. De globale kosten van een kunstijsbaan zijn enkele duizenden euro’s en een ijsbaan is te verkrijgen vanaf € 10.000,-.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

15. Entertainment

Zorg voor muziek
Een liveoptreden van een artiest of dj is en blijft een van de populairste vormen van entertainment op winter events.  Een DJ of artiest verbetert de sfeer tijdens uw winterevenement. Dit zorgt gegarandeerd voor een hogere opkomst van uw winterevenement.

Een dj verbetert de sfeer tijdens het winterevenement

Een dj verbetert de sfeer tijdens het winterevenement

Er kan gedanst en geschaatst worden op de muziek. Ook trekt het bezoekers die zelf niet van schaatsen houden. Deze bezoekers zullen  van uw horecagelegenheid gebruik maken en naar de muziek luisteren. Als de DJ voor echte wintermuziek kiest dan verhoogt hij/zij de wintersfeer. U kunt uiteraard ook een gehuurde geluidsinstallatie plaatsen en zelf muziek afspelen.

Technische fische
Vraag altijd de technische fische van artiesten op zodat u weet voor welke infrastructuur u moet zorgen. Heeft u een podium nodig? Hoe groot moet deze zijn? Zorgt de artiest voor audiovisuele apparatuur of moet u dit zelf regelen?

Stroom 
Sommige acts hebben veel stroom nodig. Bekijk vooraf of dit mogelijk is op de door u gekozen locatie. Huur desnoods een stroomgenerator.

Techniek
Op uw winterevenement mag de techniek het niet laten afweten. Uw bezoekers mogen zich niet ergeren aan krakende boxen, piepende microfoons, slecht afgesteld licht of gesprongen projectielampen.

Professionele fotograaf
Tijdens uw evenement kunt u ervoor kiezen om een fotograaf professionele foto’s te laten maken. Deze kunt u dan na het evenement publiceren. U kunt de foto’s tegen een vergoeding afdrukken voor uw bezoekers.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

16. Catering

Catering is erg belangrijk en moet aansluiten bij de doelstelling van het winterevenement. Regel een goede cateraar. Soms is het mogelijk om te bekijken hoe een cateraar te werk gaat op een soortgelijk evenement. Dan kunt u zelf uw oordeel vellen. Ook wanneer u niet de kans hebt

De catering is erg belangrijk op een winterevenement

De catering is erg belangrijk op een winterevenement

om de cateraar aan het werk te zien tijdens een evenement, kunt u vaak wel een kijkje nemen in de voorbereidingskeuken. U kunt dan zien wat uw gasten tijdens het winterevenement voorgeschoteld krijgen.

Winterse hapjes en drankjes
Op een winterevenement zijn winterse hapjes en drankjes natuurlijk onmisbaar.

Winterse hapjes die niet op uw winterevenement mogen ontbreken zijn de diverse stamppotten:

  • Boerenkool
  • Hutspot
  • Andijviestamppot
  • Zuurkool

Maar denk bij winterse hapjes en drankjes ook aan koek en zopie, warme chocomel met slagroom en warme apfelstrudel.

HACCP-normen
Ga altijd na of de cateraar volgens de HACCP-normen werkt. Dit is een Europese norm die voorwaarden heeft opgelegd voor opslag, transport, bereiding en opdiening van voeding.

Mobiele keuken
Sommige cateraars beschikken over een eigen mobiele of centrale keuken en eigen logistiek. Bij anderen zult u dit moeten inhuren. Check goed of alle stroom- en watervoorzieningen beschikbaar zijn.

Bijna iedere cateraar arriveert met koelwagens. Er moet in de buurt van het winterevenement voldoende plaats zijn om in de buurt van de keuken te parkeren. De cateraar zorgt voor personeel, glazen, bestek, tafels enzovoort op basis van het aantal verwachte bezoekers.

Activiteit tijdens het winterevenement
Een leuke activiteit voor op een winterevenement is het zelf maken van Glühwein. Laat uw bezoekers zelf alle ingrediënten toevoegen aan een grote ketel die zich boven een vuurschaal bevindt. Vervolgens samen genieten van zelfgemaakte Glühwein wordt door uw bezoekers als een leuke, unieke ervaring gezien.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

17. Decoratie

De decoratie op winter events moet aansluiten bij de doelgroep, doelstellingen en het thema. Om een echte winterse sfeer op uw winterevenement te creëren, is winterse decoratie onmisbaar. Hoe zorgt u voor een winters geheel? Plaats enkele bijzondere eyecatchers om de juiste sfeer te creëren op

Chalets hebben een winterse uitstraling

Chalets hebben een winterse uitstraling

uw winterevenement. Houd de veiligheid van de gasten in uw achterhoofd. Decoratie-elementen moeten stevig en goed bevestigd zijn. Let op met kabels en met warmtevorming van verlichting en apparatuur.

Winterse decoratiemogelijkheden:

Chalets
Chalets hebben een winterse, sfeervolle uitstraling op een winter event. Wanneer u de chalet aankleedt naar wens, kunt u het zo winters maken als u zelf wilt.
Ideaal voor de verkoop van winterse maaltijden, warme chocomel met slagroom en koek en zopie.

Nepsneeuw
Niets is zo winters als sneeuw. De kans dat er sneeuw valt tijdens uw winterevenement, is in Nederland niet heel erg groot. Gebruik kunstsneeuw om uw winterevenement toch een winterse uitstraling te geven.

Winterse decoratie maakt het winterevenement helemaal af

Winterse decoratie maakt het winterevenement helemaal af

Sfeerverlichting
Gebruik sfeerverlichting of kerstverlichting voor een winters effect. Mooi en sfeervol tijdens donkere, winterse avonden, maar natuurlijk ook overdag. Zorg ook voor verlichting van het parkeerterrein, wandelroutes en de nabije omgeving. Het beste kunt u een professional inhuren die al het licht regelt en de controle daarover heeft.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

18. Een milieuvriendelijk winterevenement

Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een hedendaagse trend. Ook de evenementensector doet mee met deze trend. Het aantal duurzame en milieuvriendelijke evenementen is de afgelopen jaren sterk toegenomen.

Manieren om een milieuvriendelijk winterevenement te organiseren:

Afval beperken
Gebruik herbruikbare bekers in plaats van wegwerpbekers. Laat de bekers bedrukken met het logo van het winterevenement. Mensen zullen de beker mee naar huis nemen als aandenken aan uw winterevenement.

Geen plastic
Gebruik geen plastic en andere moeilijk afbreekbare materialen. Gebruik daarentegen biologisch afbreekbare bordjes of consumptiemunten.

Voldoende vuilnisbakken
Met voldoende afvalbakken voorkomt u dat afval gaat rondzwerven over het terrein waar het winterevenement plaatsvindt.

Groene stroom
Gebruik groene stroom op uw winterevenement. Dit is elektriciteit opgewekt uit duurzame energiebronnen.

Zoveel mogelijk digitaal
Al eens nagedacht over een digitaal programmaboekje voor uw winterevenement? Publiceer uw programma in de vorm van een app.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990

19. Na afloop

Bedank de bezoekers van uw winterevenement
Stuur na afloop van het winterevenement een bedankje aan uw bezoekers. Zonder hen had het winterevenement nooit plaats kunnen vinden. Dit kunt u doen via mail als u over e-mailadressen beschikt. Een bedankje na winter events wordt gewaardeerd en erg persoonlijk gevonden.

Bedank de bezoekers van uw winterevenement

Bedank de bezoekers van uw winterevenement

Een andere manier om uw bezoekers te bedanken is door een bericht op social media als Facebook en Twitter te plaatsen of door middel van een bedankfilmpje op YouTube.

Plaats een sfeerimpressie op de website van uw winterevenement. Voeg daarnaast een album toe met foto’s. Geef mensen de mogelijkheid om zichzelf in deze foto’s te taggen.

Evaluatie met het organisatieteam
Na afloop van het winterevenement, is het belangrijk om te evalueren. Zo krijgt u een grondig beeld van uw succes en rendement. Als u goed evalueert dan heeft u een streepje voor bij de organisatie van een volgend winterevenement.

Evaluatie met sponsoren
Evalueer na afloop van het winterevenement samen met de sponsoren. Zijn de sponsoren tevreden over hun rol op uw winterevenement, dan zullen ze een volgende keer weer bereid zijn om als sponsor op te treden.

Ontvang binnen 24 uur een Vrijblijvende Offerte

Daarom Kontent:

  • 18 Jaar Ervaring
  • 100% Gecertificeerd
  • Inclusief Op- en Afbouw
  • Assortiment Vrijwel Altijd Direct Leverbaar

Liever persoonlijk contact?

Vraag het aan onze experts:

Bel met onze experts:

0172 - 611 990