tentenverhuur voor evenementen, werk, opslag en tijdelijke huisvesting
Offerte aanvragen
Ik heb een vraag
Bel mij terug
Email
Facebook
Bericht ons
volgende

Begroting Evenement – Om Uw Evenement Groots te maken

Gaat u een evenement organiseren? Dan is het vrijwel zeker dat dit geld gaat kosten. Hoeveel geld gaat het kosten? Hoe gaat u het evenement financieren? Heeft u voldoende geld of moet er extra geld worden aangetrokken via andere wegen? Een begroting evenement is onmisbaar om uw evenement te organiseren.

Een begroting is een belangrijk onderdeel van het organiseren van het evenement. Om ervoor te zorgen dat u de begroting op een goede en overzichtelijke manier opstelt, komen de volgende onderwerpen op deze pagina aan bod:

Waarom een Begroting voor uw Evenement Opstellen?

Het vastleggen van het budget is een van de lastigste taken van een evenement organiseren. Daarbij is het ook één van de belangrijkste onderdelen van het organiseren van een evenement. Zonder een goed overzicht van de inkomsten en de uitgaven, bestaat de kans dat u voor onaangename verrassingen komt te staan.

De begroting is een financieel overzicht van het evenement. Het is van belang om dit overzicht goed en netjes op te stellen. Zo komt u minder snel voor onaangename verrassingen te staan en behoudt u eenvoudig het overzicht in de inkomsten en uitgaven die geweest zijn en nog gaan komen.

TIP
Ga nooit akkoord met mondelinge prijsoffertes, want dit kan problemen veroorzaken. Zorgt ervoor dat alle afspraken (over geld) duidelijk en overzichtelijk op papier staan. Ga ook pas akkoord wanneer u het eens bent en denkt dat het voorstel volledig is.

Wanneer Begint U Met Een Begroting Opstellen?

De begroting is een belangrijk onderdeel van het evenement, maar de begroting maken is ook een lastig onderdeel. Vaak is het ook lastig om te bepalen op welk punt er gestart wordt met een begroting opstellen en bijhouden.

Om ervoor te zorgen dat u begroting realistisch is, moeten vanaf het begin taken, bevoegdheden, procedures en rapportages goed worden afgesproken met alle betrokkenen. Het is belangrijk om te weten wat u moet doen en waarvoor welk bedrag aan geld nodig is. Ook is het belangrijk om te weten waar vandaan geld binnenkomt bij het evenement.

Om ervoor te zorgen dat alle onderwerpen worden meegenomen in de evenement begroting, moet alles vanaf het begin worden vastgelegd in de begroting.

Kortom: Neem vanaf de eerste bespreking het hoofdstuk “Begroting Evenement” op in de notulen. Vanuit de notulen is het verstandig om een apart document te maken met “Begroting Evenement” zodat er niets vergeten kan worden.

Wanneer u cijfers nog niet zeker weet, is het de beste oplossing om te starten met een globale schatting. De globale schatting kan u in een overzichtelijk document zetten. Door een budgetoverzicht maken, houdt u alle informatie netjes bij elkaar. Zo heeft u ook voordat u offertes aanvraagt, een realistisch beeld van de baten en kosten.

Let Op! Bij alleen de begroting opstellen bent u er nog niet. Het is van groot belang om tijdens het organiseren van het evenement de begroting telkens bij te werken. Zo blijft de begroting up to date, vergeet u geen onderwerpen toe te voegen en komt u minder snel voor onaangename verrassingen te staan.

Begroting Evenement – Hoe stelt u dit op?

Een begroting evenement voorbeeld is zo op het internet te vinden. Voor het opstellen van een evenementen begroting is geen standaard manier. Elke organisatie hanteert een andere werkwijze, omdat ieder event anders is. Echter zijn er wel manieren die helpen bij het opstellen begroting. De richtlijnen voor een voorbeeld begroting evenement worden hieronder beschreven.

Functionele kostenindeling

Bij deze kostenindeling ordent u de kosten op basis van de activiteiten. De activiteiten zijn hierbij de hoofdgroepen. Voorbeelden van deze hoofdgroepen zijn catering, locatie, audiovisuele kosten.

Deze kostenindeling is geschikt voor kleine evenementen. Bij grote evenementen raakt u met deze kostenindeling het overzicht kwijt. Dit komt doordat er bij grote evenementen veel verschillende hoofdgroepen zijn. Of de hoofdgroepen zijn erg groot waardoor de kostendeling minder overzichtelijk wordt.

Het voordeel van de functionele kostendeling is dat u een goede kijk heeft op het evenwicht tussen de verschillende activiteiten. U ziet op deze manier overzichtelijk of de verschillende hoofdgroepen in verhouding zijn met elkaar. Bijvoorbeeld hoe kosten van de catering en de techniek in verhouding zijn. Als deze verhouding niet klopt, is het verstandig om opnieuw te kijken naar de invulling van het evenement.

Het nadeel van deze manier van de begroting opstellen is dat er vaak dingen over het hoofd worden gezien wanneer er iets verandert. Bijvoorbeeld wanneer er meer gasten komen, wordt er wel gedacht aan de catering en de communicatie. Soms wordt het treffen van extra veiligheidsmaatregelen vergeten.

Hieronder ziet u een voorbeeld van de functionele kostenindeling. Klik hier voor onderstaand voorbeeld in pdf.

Doorrekening volgens programmaonderdelen

Bij deze manier van een begroting maken wordt een overzicht gemaakt van de kosten per programmaonderdeel van het evenement. Bijvoorbeeld bij een evenement van één dag, wordt deze dag ingedeeld op ochtend, middag en avond.

Het voordeel van op deze manier de begroting opstellen, is dat u een goed overzicht heeft van het budget per onderdeel van het evenement.

Het nadeel van deze methode is dat het lastig is om de overkoepelende kosten op een goede manier op te nemen in de ‘Begroting Evenement’.

Hieronder ziet u een voorbeeld van het doorrekenen van de kosten via programmaonderdelen. Klik hier om onderstaande afbeelding in pdf te downloaden.

Vaste en variabele kosten

Bij deze manier van een evenementen begroting opstellen maakt u een splitsing tussen vaste en variabele kosten. Het verschil tussen vaste en variabele kosten is het volgende:

  • Vaste kosten zijn onafhankelijk van het aantal gasten. Dit zijn bijvoorbeeld de artiesten en de apparatuur.
  • Variabele kosten zijn afhankelijk van het aantal gasten. Dit zijn bijvoorbeeld de cateringkosten en de kosten van de programmaboekjes

Let Op! Sommige kosten zijn vaste kosten tot een bepaald niveau. Bijvoorbeeld de locatie. Wanneer er meer gasten komen dan de locatie aan kan, moet u de locatie uitbreiden en maakt u hier meer kosten voor.

Het voordeel van deze manier van een begroting opstellen is dat u ziet bij welk aantal gasten de kosten worden gedekt. Dit punt heet het “break-evenpoint” en op dit punt maakt u dus geen verlies met het evenement.

Het nadeel van deze manier om een begroting op te stellen, is dat u de budgetten van de verschillende activiteiten minder makkelijk volgt. Zo is het mogelijk dat u het overzicht op deze manier kwijt raakt.

Hieronder volgt een voorbeeld van kosten doorberekenen aan vaste en variabele kosten. Klik hier voor het pdf bestand van het hieronder weergegeven voorbeeld.

Combinatie van bovenstaande methoden

Uiteraard is het ook mogelijk om een combinatie te maken van bovenstaande methoden om een begroting op te stellen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een functionele kostendeling te maken per programmaonderdeel.

Dit is ook wat in de praktijk het meest voorkomt. Door verschillende methoden te gebruiken om uw “Begroting evenement” op te stellen, bent u er zekerder van dat u een goede begroting maakt en dat u minder snel voor onaangename verrassingen komt te staan.

Begroting Event – Onvoorziene kosten

Wanneer u een evenement organiseert is het zelden zo dat alles volgens plan verloopt. Er zijn altijd dingen die tussendoor op uw pad komen. Soms komen dingen dingen zelfs pas op het laatste moment of pas tijdens het evenement zelf. Als u hier niet op kunt reageren, is het mogelijk dat uw evenement hierdoor verpest wordt.

Daarom is het noodzakelijk om onvoorziene kosten een onderdeel te maken van uw begroting. Deze onvoorziene kosten zorgen ervoor dat u geld opzij houdt om onverwachte wendingen te kunnen financieren. Zo is de kans minder groot dat uw evenement verpest wordt door onverwachte dingen.

De onvoorziene kosten worden als apart onderdeel opgenomen in het budget. Zo staat het los van alle andere kosten en inkomsten. Bovendien heeft u de onvoorziene kosten op deze manier snel gevonden, ook wanneer er plotseling iets fout gaat.

Begroting Event – Cashflow

Naast het opstellen van een evenementen budget is het ook verstandig om een cashflow op te stellen. Een cashflow bestaat uit uw inkomende en uitgaande betalingen. Zo behoudt u het overzicht over wat er uit de kas gaat en wat er in de kas komt, waardoor u niet voor een onaangename verrassing komt te staan.

Bij de cashflow geeft u nauwkeurig aan wanneer u inkomsten verwacht en wanneer u verwacht geld uit te geven. Hierbij is het belangrijk dat u op ieder moment een positief saldo op uw cashflow heeft. Door een positief saldo te behouden, weet u dat u uw betalingsverplichtingen kunt nakomen.

U berekent uw cashflow op de volgende manier:
Cashflow = inkomende geldstroom – uitgaande geldstroom
Aan deze formule is te zien dat hoe hoger de inkomende geldstroom is, hoe hoger de cashflow is. Zolang de cashflow positief is, hoeft u zich geen zorgen te maken over het geld van uw budget festivals.

Begroting Evenement – Tips voor het opstellen

  • Aanvaard nooit mondelinge prijsoffertes, maar laat alles netjes op papier zetten.
  • Zorg voor een duidelijke omschrijving van wat wel en niet inbegrepen is in de prijs.
  • Bouw steeds een buffer in: Neem ten alle tijden de post ‘onvoorzien’ op in de begroting. Deze post dient als veiligheidsmare en mag ongeveer 10 procent van de totale kosten zijn.
  • Organiseert u een commercieel evenement met een toegangsprijs? Houd dan in uw budget rekening met de gemiddelde verkoopprijs (inclusief kortingen, relatiekaarten en dergelijke) en ga niet uit van de geafficheerde verkoopprijs.

En ook:

  • Automatiseer uw budgettering zodat u steeds een up-to-date overzicht behoudt van het kostenplaatje van uw evenement, bijvoorbeeld door het gebruik van Excel of Numbers.
  • Vergeet niet de repetities voor een spectaculaire show te budgetteren. Niet alleen artiesten, sprekers en acts maar ook een locatie en de technische set-up bepalen het kostenplaatje van de repetities.
  • Houd in de toelichting dezelfde volgorde aan als in de begroting, zodat u ook op deze manier het overzichtelijk houdt.

Budget Evenementen Checklist

Om ervoor te zorgen dat u alle kosten en opbrengsten van het evenement opneemt in de begroting, is het verstandig om een checklist bij te houden. Wanneer u een checklist maakt en bijhoudt, heeft u een beter overzicht voor, tijdens en na het evenement. Dit zorgt ervoor dat u minder snel kosten en/of opbrengsten over het hoofd ziet, waardoor u niet voor onaangename verrassingen komt te staan.

Hieronder zit u een voorbeeld van zo een checklist. Het is een mogelijkheid om deze checklist aan te houden (met of zonder aanvullingen), maar ook is het mogelijk om uw eigen checklist samen te stellen. Klik hier om de onderstaande checklist budget evenementen in PDF te downloaden.

Budget Event Creatieve Businessmodellen

Gaat u een evenement organiseren? Maar moeten de uitgaven uit uw eigen zak komen?

Wanneer u kaartverkoop heeft, is het mogelijk om een gedeelte van de kosten te dekken met deze inkomsten. Maar vaak is dit niet genoeg en dient u een andere oplossing te vinden om de kosten te dekken. Hieronder volgen een aantal mogelijkheden die ervoor zorgen dat u de kosten niet uit eigen zak hoeft te betalen.

Sponsoring

Dit is ongetwijfeld de meest gebruikte techniek om de kosten voor een evenement te drukken. U dient wel goed na te denken over de return voor de sponsors: Waarom zouden zij jouw evenement moeten sponsoren? Wat is hun voordeel? Denk na over hoe u waarde creëert voor de sponsoren.

Crowdfunding

Crowdfunding is een laagdrempelig financieringssysteem waarbij een grote groep mensen (de crowd) online investeert in innovatieve projecten die voor hen relevant zijn. Steeds vaker behoren publieksevenementen hiertoe.

Membership

Zoek de rode draad tussen uw evenementen en start een organisatie op waar geïnteresseerden lid van kunnen worden. Vraag lidgeld en zet uw evenementen gratis op. Combineer dit met externe sponsoring en je zit gebakken.

Mix

Kunt u het verkopen van tickets niet volledig loslaten? Combineer gratis en betalend. Gratis evenementen zijn een uitstekende manier om uw activiteiten te promoten. Hierbij is het verstandig om social media te gebruik om betrokkenheid te creëren. Dit zorgt ervoor dat u het effect van de gratis events overbrengt naar de betalende edities.

Verkoop extra’s

In de VIP rondlopen wil iedereen. Mensen willen voor extraatjes graag bijbetalen, soms zelfs belachelijk veel. Op deze manier weigert u niemand, maar benut u toch de mensen die premiumprijzen willen betalen.

Content Creatie

Crowdsourcing is de realiteit geworden, waarbij het publiek bij draagt aan de organisatie van een evenement. Gebruik de collectieve kracht om unieke content en gedeelde kennis te verzamelen. Combineer deze met de nieuwste technologieën en verkoop de content in video-, audio- of tekstformaat.

Merchandising

Waarom geen merchandising van uw evenement laten maken en verkopen?

  • Coole t-shirts
  • Leuke gadgets
  • Stoere petten

Begroting Evenement – Behoud het Overzicht

Het belangrijkste van een begroting voor een evenement maken, is het overzicht bewaren. Zorg ervoor dat u alles in duidelijke en overzichtelijke schema’s plaatst en dat u deze schema’s up-to-date en overzichtelijk houdt.

Door overzicht te behouden, zorgt u ervoor dat u ten alle tijden voor, tijdens en na het evenement, weet wat de inkomsten en uitgaven op dat moment zijn. Hierdoor komt u minder snel voor onaangename verrassingen te staan.

Kortom: Duidelijk en Overzicht zijn de sleutelwoorden voor een goede “begroting evenement”