tentenverhuur voor evenementen, werk, opslag en tijdelijke huisvesting
Offerte aanvragen
Ik heb een vraag
Bel mij terug
Email
Facebook
Bericht ons
volgende

Druk Bezocht Evenement door de Juiste Marketing en Communicatie

Wanneer u een evenement organiseert hoopt u natuurlijk wel op een hoge opkomst. Met de juiste marketing en communicatie komt u al een heel eind. Met marketing laat u zien hoeveel uw evenement waard is en met communicatie brengt u dat over naar de doelgroep.

Inhoudsopgave

Marketingplan

Marketing evenementen beginnen met het maken van plannen. Stel allereerst een marketingplan op. Beschrijf hierin wat u op marketinggebied wilt bereiken. Kortom, wat zijn uw doelen?

Marketingdoelen van evenementen kunnen onder andere op één van de volgende gebieden betrekking hebben:

  • imago
  • naamsbekendheid
  • omzet of winst
  • motiveren van personeel

Zorg er voor dat uw evenement echt goed is. Als u een saai evenement of festival organiseert, wordt het geen succes. Het maakt niet uit hoe goed uw marketing festivals ook is.

Nadat u weet wat u precies wilt bereiken (ticketverkoop, naamsbekendheid, etcetera) gaat u creatief aan de slag om uw campagne uit te werken. Welke boodschap wilt u precies brengen? Met welk medium doet u dat?

Communicatieplan

Maak vervolgens een communicatieplan. Geef hierin aan hoe u de marketingdoelen wilt realiseren. Hoe gaat u laten zien hoeveel uw evenement waard is? In uw communicatieplan beschrijft u tevens uw doelgroep en bepaalt u de doelstelling van uw marketing evenementen.

Communicatiedoelgroep
Op wie gaat u zich richten met de communicatie rondom uw evenement? Dat is de communicatiedoelgroep. Omschrijf deze groep in uw communicatieplan.

Ga via consumentenonderzoek na wat uw doelgroep belangrijk vindt. Wanneer u weet wat uw doelgroep het liefste in hun vrije tijd doet en wat hen bezighoudt, dan kunt u makkelijker met ze communiceren. U weet dan waarmee u de aandacht van uw doelgroep trekt en wat hen kan overtuigen.

De communicatiedoelgroep hoeft niet altijd de doelgroep van uw evenement te zijn. Met een evenement voor kleine kinderen richt u zich met de communicatie bijvoorbeeld op de ouders en niet op de kinderen.

U kunt er ook voor kiezen om twee verschillende communicatiedoelgroepen te kiezen, als u merkt dat bepaalde doelgroepen een andere aanpak vragen. Wanneer uw evenement zich op een grote doelgroep richt, is dat zeker aan te raden. Deel de doelgroepen bijvoorbeeld op in leeftijd of geslacht en kies voor beide doelgroepen een andere communicatiestrategie.

Communicatiedoelstellingen
De communicatiedoelstellingen zijn afkomstig van de marketingdoelstellingen. De communicatiedoelstellingen geven het gewenste effect weer wat de communicatie teweeg moet brengen.ID-100480659

Communicatiedoelstellingen zijn er in drie varianten:

  • kennis
  • houding
  • gedrag

Is de doelgroep nog helemaal niet bekend met uw evenement? Dan moet u de doelgroep eerst informeren. Laat de doelgroep weten wanneer het event plaatsvindt en wat er op het evenement te doen is. Hierbij draait het om kennis. Kortom, het informeren van de doelgroep.

Is de houding van de doelgroep ten opzichte van uw evenement neutraal of niet positief? Dan moet u er met de juiste communicatie eerst voor zorgen dat de houding van de doelgroep verandert in een positieve houding. Met een houding-doelstelling beïnvloedt u hoe de doelgroep tegenover het evenement aankijkt.

Heeft de doelgroep wel al een positieve houding ten aanzien van uw evenement? Maar hebben zij nog geen kaartje gekocht of aangegeven dat te gaan doen? Dan is het zaak hun gedrag te beïnvloeden. Gedrag betekent het in actie laten komen van de doelgroep.

Communicatiestrategie
Maak voor iedere communicatiedoelgroep een strategie hoe de doelen het beste te bereiken zijn.

Mediaplan

Wanneer u uw evenement onder de aandacht wilt brengen, raden we u aan om een mediaplan op te stellen. Een mediaplan is een overzicht van de media die u inzet, gedurende een bepaalde tijdsperiode. Hierin geeft u precies aan wanneer u welk medium inzet en op welke manier.

Het is belangrijk om u vooraf te verdiepen in de media waarvan uw doelgroep gebruik maakt. Maak vervolgens gebruik van verschillende media die elkaar versterken. Ieder medium heeft immers zijn eigen kracht. Integreer online en offline communicatie.

Bij een mediaplan draait het allemaal om herhaling. De boodschap moet wel heel sterk zijn als er slechts één advertentie nodig is om te overtuigen. De boodschap moet dus meerdere malen terugkomen in het mediaplan.

Met welke media brengt u uw evenement onder de aandacht?
Elke doelgroep heeft een andere aanpak nodig en daar hoort ook weer een andere medium bij. Maak zorgvuldig een keuze voor een medium. Doet u dit niet, dan is de kans groot dat uw boodschap niet bij de doelgroep terechtkomt, maar dat hij een andere groep bereikt of helemaal niemand.

Kranten
Wilt u een open doelgroep aanspreken met uw evenement? Dan is het een goed idee om de pers hiervoor in te zetten. Met een advertentie of een kort artikel in een (regionale) krant krijgt u veel aandacht voor uw evenement.

Magazines
Leest uw doelgroep een bepaald magazine? Plaats een advertentie of advertorial in het blad om uw evenement onder de aandacht te brengen.ID-10096855

Radio
Veel mensen luisteren naar de radio. Een radiospotje heeft dan ook een zeer groot bereik.

Televisie
Verkrijg meer interesse voor uw evenement door een reclamespotje op de televisie uit te zenden.

Flyers
Deel flyers uit op plaatsen waar u verwacht dat uw doelgroep zich bevindt. Dat kan onder andere in winkelcentra zijn, op treinstations of op scholen.

Social media
U moet de kracht van social media zeker niet onderschatten. U leest in het volgende hoofdstuk meer over de toepassing van social media bij evenementen.

Social media toepassen op evenementen

In deze moderne wereld is social media niet meer weg te denken. Social media hebben een grote invloed op de manier waarop we met elkaar communiceren en informatie delen. Zorg er daarom voor dat een belangrijk deel van het promoten van uw evenement via social media verloopt.

De volgende social media zijn zeer toepasbaar bij evenementen:

  • Facebook
  • Twitter
  • Instagram
  • YouTube
  • LinkedIn

Wanneer social media inzetten?
Met social media brengt u een evenement eenvoudig onder de aandacht. Social media creëren verwachtingen en zorgen voor een beleving. Wanneer u relevante informatie plaatst, zult u daarvoor meer interactie terugkrijgen. De binding tussen u en uw gasten wordt groter.

We raden u aan om social media niet alleen voor aanvang van een evenement toe te passen, maar ook tijdens en na het evenement. Kortom, in 3 fasen: voorafgaand, tijdens en na het evenement.

Begin ruim van tevoren met het promoten van het evenement
We raden u aan om ongeveer anderhalve maand tot twee maanden voor aanvang van het evenement te beginnen met de promotie.

Wek interesse bij potentiële gasten op relevante social media. U hoeft niet op ieder social medium aanwezig te zijn, maar zorg ervoor dat u gebruikmaakt van de kanalen waar uw doelgroep zich ook daadwerkelijk bevindt.

Laat u niet teveel leiden door de kaartverkoop. Roepen dat er kaarten zijn, heeft meestal niet zoveel zin. Geef wel aan wat er te beleven is op het evenement. Bijvoorbeeld een toffe dj of een interessante spreker. Hiermee maakt u gasten nieuwsgierig en enthousiast.

Houd tijdens het evenement de beleving vast.
Wanneer uw evenement aanvangt, moet u zeker niet stoppen met gebruik van social media. Houd de beleving vooral vast.

Dit is mogelijk door gebruik te maken van projectieschermen waarop Twitterberichten worden vertoond. Zorg ervoor dat bezoekers op de hoogte zijn van de hashtags.

Een andere manier om meer betrokkenheid en interactie te creëren is door bezoekers te laten inchecken of foto’s te laten delen op Facebook. Hierdoor zien andere geïnteresseerden ook hoe geweldig het evenement is.

Blijf ook na afloop van het evenement social media toepassen
Wij raden u aan om ook na afloop van het evenement uw gasten te blijven betrekken via social media. Vraag gasten wat ze van uw evenement vonden. Laat hen hoogtepunten, video’s en foto’s delen.

Maak zelf foto’s of een filmpje tijdens het evenement en deel die na afloop op social media. Voor de aanwezigen is dit een leuke herinnering.

Social media voor diverse doeleinden
Met social media kunt u diverse doelen bereiken:

Naamsbekendheid creëren
Het bereik van social media is enorm groot. Zeker als volgers berichten gaan delen, liken of erop reageren. Creëer meer naamsbekendheid met social media. Kondig het evenement groots aan.

Informatie verstrekken
Op welke datum en tijd vindt het evenement plaats? Wat kost een kaartje? Is er een garderobe? Op een social media account is het mogelijk om gasten veel informatie te verstrekken.

Bezoekers verbinden
Bezoekers van uw evenement kunnen op social media aangeven dat ze deelnemen aan het evenement of interesse hebben om erheen te gaan. Bezoekers zien van elkaar wie er deelneemt. Dit zorgt voor verbondenheid. Het is immers leuk om vrienden te ontmoeten op een evenement.

Merchandise stimuleren
Worden er op het evenement leuke artikelen verkocht? Laat het de bezoekers vast weten. Dan hebben ze iets om naar uit te kijken. Het is ook een idee om alvast online artikelen te verkopen. Een t-shirt bijvoorbeeld kan dan al gedragen worden op het evenement zelf.

Een beleving creëren en vasthouden
Geef bezoekers vooraf een voorproefje van het evenement. Maak een promotiefilmpje of laat zien dat de voorbereidingen in volle gang zijn. Laat ze een klein beetje proeven van wat hen te wachten staat. De bezoekers krijgen een gevoel bij het evenement. Ze zullen nieuwsgierig worden en ernaar uitkijken.

Monitoren wat het publiek van het evenement vindt
Op social media geven mensen maar wat graag hun mening over van alles en nog wat. Dankzij social media kunt u monitoren wat de mening van bezoekers over het evenement is.

Een website voor events marketing

Zet speciaal voor het evenement een eventwebsite op. U wilt niet dat uw bezoekers verward zijn over wie u bent, zeker als het aankomt op uw website en e-mailcampagnes. Uw eventwebsite is het centrum van al uw evenementpromoties en -acties. Toon hier alle noodzakelijke basisinformatie over het evenement dat uw mogelijke bezoekers zouden willen weten, waaronder:

  • het programma
  • de route-informatie
  • contactpersonen en -informatie
  • registratieformulieren
  • entreeprijzen

Wees duidelijk over wanneer en waar het evenement plaatsvindt. Benadruk de voordelen van het bezoeken over het evenement voor elk type bezoeker. Gebruik bullit points en hou het kort en simpel. Als u evenement een internationaal publiek trek, zorg dan dat alle informatie op zijn minst op zijn Engels is te lezen. Anders is uw marketing festival waardeloos voor buitenlanders.  

www-on-the-beach-1554434

Tips waarmee u uw website effectief inzet voor marketing event:

  • Zet referenties en/ of testimonia van sprekers, sponsors of bezoekers om geloofwaardigheid te creëren en interesse te wekken. Dit is een beproefde marketing events methode.
  • Maak een duidelijk ‘Registreer hier’-knop.
  • Komen er sprekers op uw evenement? Een pagina over de sprekers is een uitgelezen kans voor marketing festivals.
  • Creëer event-gerelateerde content, zoals video-interviews met belangrijke sprekers of bezoekers van vorige edities.

Evenement marketing via social media

Kom er achter waar uw doelgroep van houdt voor effectieve marketing events. Dat doet u door op social media te kijken. Maak gebruik van de data die er over de social media beschikbaar is. Deze kennis gebruikt u vervolgens om te communiceren met de consument.

Voorbeeld: U komt erachter dat biologische producten een hot topic is voor uw doelgroep. Op uw evenement staat toevallig een foodtruck met biologische producten. Noem de foodtruck in uw emails en advertenties en u zult meer bezoekers trekken

U komt er door social media erachter wie er over uw evenement praten. Zijn dat vooral mannen of vrouwen, welke leeftijd hebben ze, waar komen ze vandaan? Hier kunt u weer op inspelen. Tieners houden er bijvoorbeeld van om op een hele andere manier aangesproken te worden dan 70-plussers. Houdt daar rekening mee met marketing event.

Het is belangrijk wat mensen precies over het evenement zeggen. Lijkt het hun leuk of niet leuk. Wat maakt dat ze het niet of wel leuk vinden. Zijn er mensen die zeggen dat ze er niet heen gaan en geven ze daar een reden voor.

Van alle social media is Facebook het meest populair. Maak daarom een speciaal profiel aan voor het evenement. Let er wel op dat social media erg aan trends onderhevig zijn. 

Zorg dat u de communicatie via social media menselijk maakt. Vertel wie er in het team zitten op facebook. Zet een foto erop van uw team op facebook. Bouw een relatie op met de consumenten. Dat wordt over het algemeen zeer gewaardeerd.

E-mailmarketing tips voor evenementen marketing

  • Gebruik zo weinig mogelijk afbeeldingen in de e-mails die u stuurt. Veel e-mailprogramma verbergen afbeeldingen standaard.
  • De titel van de e-mail bepaalt of uw mail geopend wordt of meteen in de prullenmand verdwijnt. Besteed daarom veel tijd om een ijzersterke titel te verzinnen.
  • Mail alleen maar naar mensen die daar toestemming voor hebben gegeven. Spammen heeft een omgekeerd effect van wat u wilt bereiken met show marketing.
  • Zet absoluut niet tientallen of honderden e-mailadressen in de CC.
  • Hou de email kort en krachtig, zodat de lezer hem gemakkelijk kunnen scannen.
  • Een goed e-mailbestand zorgt ervoor dat je mails minder snel in spamfilters terechtkomen.
  • Stuur altijd een testmail naar uzelf. Bekijk de mail in verschillende e-mailprogramma’s. Zo weet u hoe uw e- mail er precies uitziet en is het mogelijk om hem eventueel nog te veranderen.
  • Laat ook steeds dezelfde persoon de e-mails beantwoorden en laat zijn of haar naam eronder zetten. Veel van uw potentiële gasten zullen het fijn vinden om steeds met dezelfde man of vrouw contact te hebben. Maak duidelijk dat u de situatie van uw consument begrijpt.

Klassieke show marketing

De klassieke marketing show is nog steeds waardevol. Wat valt onder er onder marketing party?

  • Folders
  • Uitnodigingen
  • Posters

Trekt uw evenement vooral 70-plussers? Leg dat de nadruk op klassieke marketing show. Heeft u een andere doelgroep? Koppel dan uw klassieke marketing shows altijd aan uw social media marketing shows.

Op deze manier komt de consument uit bij uw centrale website waar meer informatie en meer overtuigende argumenten die de consumenten naar uw evenement trekken.

Beelden zeggen meer dan woorden. Gebruik foto’s om uw boodschap kracht bij te zetten. Zorg dat u de foto’s op tijd aanlevert en dat de resolutie hoog genoeg is. Let goed op auteursrechten.

Als u namelijk niet over de nodige rechten beschikt om de foto’s te gebruiken, is het mogelijk dat u een flinke boete krijgt.

Marketing beurs

Wat standhouders vooral willen is informatie over degene die uw beurs gaan bezoeken. Is uw doelgroep hetzelfde als hun doelgroep? Een speelgoedfabrikant is bijvoorbeeld niet erg geïntresseerd in een beurs die vooral bezocht zal worden door ouderen. Besteed voor beurzen marketing, daarom veel tijd in het consumentenonderzoek.

De volgende stap in het beurs marketing proces is het bereiken van de standhouders. Mail bedrijven die dezelfde doelgroep aanspreken. Werk samen met de standhouders voor marketing beurzen, zodat u meer bezoekers trekt.

Bent u op zoek naar methoden voor effectieve beurs marketing? Wij helpen u. Dit zijn wat ideeën voor marketing beurzen:

  • Organiseert u een vakbeurs? Door te adverteren in een vakblad bereikt u veel mensen uit uw doelgroep. U wil natuurlijk niet alleen bezoekers trekken, maar ook standhouders.
  • Er zijn websites met alle beurzen die in Nederland gehouden worden. Dat is een uitstekende manier om aan beurs marketing te doen.
  • Zet in de folder en/ of op de website een plattegrond van uw beurs met alle stands.
  • Op veel beurzen komt het grootste gedeelte van de bezoekers uit de regio. Lokale kranten en televisiestations zijn daarom ideale media voor beurzen marketing.

Veelgestelde vragen

Is het belangrijk dat ik de website van mijn event responsive maak?

Ja, dat is zeer belangrijk. Een website moet zowel op computers als op mobiele telefoons en tablets beschikbaar zijn. Veel mensen zullen uw website namelijk op hun mobiel of op hun tablet bekijken.

Ik zocht op ‘party marketing’ en ik kwam terecht op deze site. Klopt dat?

Ja, dat klopt. Ook als u een geweldig feest organiseert vind u hier allerlei handige informatie. Party marketing betekent meestal dat u een wat jongere doelgroep heeft. Een goed idee is om een Youtubekanaal aan te maken met wat voorproefjes van het entertainment.ID-10057987

Ik heb een klein budget voor event marketing. Hebben jullie soms ideeën voor low budget evenementen marketing?

Internet is ideaal om met een klein budget een groot publiek te bereiken. Internet marketing bestaat uit 4 delen:

  • Website optimalisatie: Zorg ervoor dat de website van een uw evenement een aansprekende inhoud heeft, gebruiksvriendelijk is en makkelijk door Google gevonden wordt.
  • Email marketing: Geef mensen de optie om zich in te schrijven voor een nieuwsbrief. Mensen die een nieuwsbrief krijgen, hebben daarvoor gekozen en zullen uw mail ook echt lezen. Zet in uw email informatie waar mensen ook echt wat aan hebben. Zo bouwt u een band om met uw potentiële bezoekers.
  • Online advertising: Het is mogelijk om dit geheel gratis te doen. Als de sponsoren een advertentie op hun site plaatsen van uw event hebben zowel zij als u daar baat bij.
  • Social media: Maak een profiel aan van het evenement op facebook. Gebruik Instagram om de consumenten een voorproefje te geven van hoe het eruit gaat zien. De mogelijkheden zijn eindeloos.