tentenverhuur voor evenementen, werk, opslag en tijdelijke huisvesting
Offerte aanvragen
Ik heb een vraag
Bel mij terug
Email
Facebook
Bericht ons
volgende

Evaluatie en Afwikkeling van Uw Evenement – Complete Handleiding

Als uw event is afgelopen, bent u nog niet klaar. Er zijn een aantal zaken die nog geregeld moeten worden. Besteed aandacht aan de evaluatie evenement en de afwikkeling. Zorg dat alle financiën in orde zijn. Probeer van elk event wat te leren. Zo bevordert u de groei en ontwikkeling van u en uw team.

Inhoudsopgave

Afwikkeling

U heeft nog een groot aantal administratieve en financiële zaken om af te handelen. De financiële afwikkeling verloopt het snelst wanneer de facturen op tijd binnenkomen. Het helpt ook als de leveranciers de kostenposten duidelijk omschrijven. Zo haalt u ze makelijk uit elkaar als dat nodig is. Maak hierover van te voren goede afspraken met uw leverancier.

Reken alles na en controleer alle facturen grondig. Kijk of alle bedragen kloppen en of er onverwachte kostenposten zijn. Wat zijn de werkelijke kosten in vergelijking met het budget?

Discussies vertragen de afhanding van de financiën. Het is beter om te voorkomen dan te genezen. Maak daarom vooraf goede afspraken. Gaat er toch iets mis? Grijp zo snel mogelijk in.  

TIP: regel eventuele verzekeringskwesties als die er zijn en breng verloren voorwerpen zo snel

Klachten

Houdt uw leverancier zich niet niet aan de afspraken? Stel een klachtenbrief op.

Een klachtenbrief schrijft u zo:

  1. Beschrijf welke gebeutenissen de aanleiding vormen voor uw klacht. Wees precies: op welke plaats en op welke datum is wat gebeurt? Maak een chronologische ordening.
  2. Formuleer uw klacht kort en duidelijk.
  3. Geef achtergrondinformatie als dat nodig is, bijvoorbeeld de gegevens van de getuigen.
  4. Geef aan wat de leverancier volgens u moet doen om het probleem op te lossen. Heeft de fout u geld gekost en wilt u financiële compensatie? Bepaal de hoogte van de schadevergoeding. Gebruik een bijlage als u voor het opstellen van de schadevergoeding een ingewikkelde berekening heeft gemaakt.
  5. Laat weten binnen hoeveel weken u een reactie verwacht. Vermeld eventueel wat u doet als de reactie niet op tijd komt of niet bevredigend is.

Als mensen klachten over uw evenement hebben, handel die dan zo snel mogelijk af. Betaal ook eventuele schadevergoedingen.

Voorkom klachten door informatie

Wanneer u zelf een evenement organiseert, is het verstandig om meerdere groepen hierover te informeren. Het gaat hierbij om de groepen die mogelijk last hebben van uw evenement. Dit zijn de groepen waar u mogelijk klachten van ontvangt voor, tijdens of na het evenement.

Het is daarom verstandig om deze groepen te informeren. Deze groepen zijn bijvoorbeeld omwonenden en bedrijven. Een brief schrijven is een geschikte manier om deze groepen over uw evenement te informeren. In deze brief dient in ieder geval de volgende informatie te staan over het evenement:

  • De aard
  • De duur
  • De opbouw- en afbouwtijden
  • De (verkeers)maatregelen
  • De manier waarop u als organisator probeert de overlast te beperken
  • Waar men terecht kan met vragen en/of klachten

Het is van belang om deze brief op tijd te versturen. U dient de brief een maximaal een week voor de aanvang van het evenement te versturen. Zo hebben de ontvangers van de brief voldoende tijd om op de hoogte te zijn en te reageren op de brief wanneer dit nodig is.

Wat zijn de meest voorkomende klachten?

De meeste klachten tijdens een evenement gaan over geluidsoverlast. Daarnaast gaan klachten vaak over bijvoorbeeld:

  • Zwerfafval
  • Autoverkeer
  • Beperkte bereikbaarheid door wegafsluitingen
  • Beschadiging van bodem en groen
  • Wildplassen

Probeer de meest voorkomende klachten te voorkomen door iedereen die hier belang bij heeft tijdig op de hoogte te stellen van uw evenement. Zo is het mogelijk om klachten over uw evenement te voorkomen. Zo voorkomt u mogelijk ook negatieve publiciteit en krijgt uw evenement betere recensies.

Omgaan met klachten via Social Media

De volgende tips helpen u om te gaan met klachten via social media:

  • Verwijder nooit een klacht op social media
  • Zorg dat de webcare* in uw bedrijf goed geregeld is
  • Reageer direct en reageer inhoudelijk
  • Maak van een nadeel een voordeel

Maar ook

  • Plaats geen nepberichten
  • Reageer snel, ook buiten kantooruren
  • Reageer offline in plaats van online, in een privébericht in plaats van openbaar

* Webcare is het onderhouden van uw online reputatie. U houdt bij wat er op internet over uw evenement/bedrijf wordt gezegd. Het is mogelijk om hier tools voor te gebruiken. Een voorbeeld van zo’n tool is OBI4wan.

Draaiboek

Breng het draaiboek voor de laatste keer volledig up-to-date. Het draaiboek is een goede leidraad voor als u nog een keer keer een event organiseert. Het is ook handig om aan de hand van het draaiboek een persbericht op te stellen en een verslag te maken voor een bedrijfsmagazine of een relatieblad.

Bedankbrief

Stuur uw gasten, uw sprekers, medewerkers en partners een bedankbriefje. U kunt van de gelegenheid gebruik maken om de hand-outs van presentaties en/ of foto- en videomateriaal te verspreiden. Tips om een goede bedankbrief te schrijven:

  • Maak het persoonlijk. Dat doet u door in de ik-vorm of in de we-vorm te schrijven.
  • Hou het kort en bondig
  • Zet er geen vragen in waar de ontvanger weer op moet antwoorden.
  • Verwijs naar social media waar foto’s en filmpjes van het evenement op staan.
  • Stuur een e-mail als u een brief te formeel vindt.

Voorbeeld van een goede bedankbrief

Beste mevrouw Jansen,

We vonden het erg leuk dat u op de Prinsessenbeurs kwam. Hopelijk heeft u er van genoten.

Op www.prinssessenbeurs.nl vindt u veel foto’s en filmpjes van ons evenement. Hier zijn ook de handouts van de presentaties te downloaden.

Hopelijk zien we u volgend jaar weer.

Met vriendelijke groet,

Het evenemententeam van de Prinsessenbeurs

Cadeaus

U maakt helemaal indruk als u een klein geschenk stuurt. De verzendkosten lopen dan vaak hoog oplopen. Het is ook een goede optie om het na afloop van het event te geven.Wilt u het geschenk laten bedrukken met een bedrijfsnaam of logo? Plan daar dan extra tijd voor in en houdt rekening met de extra kosten.

Opties bij het uitzoeken van een geschenk:

  • De stijl: tijdloos, modern, sober of luxe
  • Een decoratief of een functioneel geschenk
  • Het geschenk heeft/ geen raakvlakken met het bedrijf
  • Een duurzaam of een tijdelijk geschenk
  • Één geschenk of meerdere geschenken voor verschillende doelgroepen

Ideeën voor leuke cadeaus:

  • Notitieboekjes met het logo van het evenement erop: Handig en leuk
  • Snoep: Valt in de smaak bij zowel volwassen als kinderen
  • Zaadjes: Perfect voor een milieuvriendelijk evenement
  • Paraplu’s met het logo van het evenement erop: Altijd praktisch met het Nederlandse weer
  • Fortune cookies: Krokante koekjes met een lichte vanillesmaak. In het koekje zit een leuke spreuk of voorspelling

Het belang van een evaluatie evenement

Hoe klein uw evenement ook is, het is echt een noodzaak om te evaluatie event te doen. Het is enige manier om een grondig beeld te krijgen van uw succes en uw rendement. Wie een goede evaluatie event doet, kent de verbeter en succespunten. U heeft daarbij een streepje voor bij organisatie van een volgend event.

Enquêtes

Vraag voor een naar de mening van uw gasten. Uw gasten geeft het meestal een gewaardeerd gevoel als er naar hun mening wordt gevraagd. Er wordt dan namelijk oprecht interesse in hen getoond. Dat draagt bij aan een positieve beleving van uw evenement. Maak de enquêtes zo dat het niet te lang duurt om ze in te vullen.

Er zijn 2 verschillende manieren om naar de mening van uw gasten te vragen:

  • Een schriftelijke evaluatie: Dit is mogelijk op papier, maar ook online. Wees er van bewust dat hoe later u naar feedback vraagt, hoe lager de respons zal zijn.
  • Een mondeling evaluatie: Stel van te voren een lijst met vragen op. Kies of u uw gasten op het evenement aanspreekt of houdt later een telefonisch interview.

Waarom een enquête afnemen na uw evenement?

Door middel van een enquête krijgt u een overzicht van hoe tevreden de deelnemers/bezoekers/cursisten zijn over het evenement. Bovendien is uit een enquête op te maken op welke aspecten u het evenement voor een volgend evenement kunt verbeteren.

10 voordelen van een online enquête

  1. Sneller
  2. Goedkoper
  3. Minder fouten
  4. Directe analyse
  5. Gebruiksvriendelijk voor de respondent
  6. Gebruiksvriendelijk voor de onderzoeker
  7. De vormgeving is flexibel
  8. Eerlijkere antwoorden van betere kwaliteit
  9. Een selectie van respondenten maken is gemakkelijk
  10. De vraagvolgorde kan verschillend zijn per respondent

25 tips voor een perfecte online enquête

Algemene opzet van de enquête

1. Begin met het einde in gedachten. Denk aan wat u wilt doen met de antwoorden en hoe u deze wilt analyseren.

2. Zorg voor een optimale routing. Stel geen vragen waar de respondenten niet op te hoeven antwoorden, maar leid ze om deze vragen heen. De meeste enquête tools bevatten hier een functie voor, waardoor u dit gemakkelijk zelf toepast op uw enquête.

3. Bewaar demografische vragen tot het eind. U wilt de goodwill van de respondenten zo lang mogelijk vasthouden. Stel daarom de interessante vragen in het begin en de simpele oninteressante vragen op het eind.

4. Laat ruimte open voor opmerkingen. Sommige respondenten vinden het belangrijk om een opmerking te kunnen plaatsen. Ook voor uzelf kan dit nuttig zijn, u weet hierdoor de reden achter het antwoord van de respondent.

5. Test de online enquête. Hiermee haalt u de laatste fouten uit de enquête.

Opstellen van de enquêtevragen

6. Gebruik een neutrale vraagstelling. Door een vraag neutraal te maken, voorkomt dat u de respondenten ‘dwingt’ tot een bepaald antwoord.

7. Maak simpele vragen. Zorg dat de vragen op zo’n manier geformuleerd zijn dat iedereen ze begrijpt.

8. Vermijd te veel open vragen. Gesloten vragen zijn eenvoudiger te analyseren. Wanneer u weinig tijd heeft om de enquête te analyseren, is het verstandig om meer gesloten vragen te stellen.

9. Stel eerst de algemene vragen en daarna de specifieke vragen.

10. Gebruik radio buttons en check boxen juist wel. Gebruik radio buttons wanneer respondenten maar één optie mogen kiezen Gebruik check boxen wanneer men meerdere antwoorden mag geven

11. Wees voorzichtig met folluw up vragen met ‘waarom’. Vaak levert de reden achter een antwoord waardevolle informatie op, maar dit kan ook misleidend zijn.

Beoordelingsschalen

12. Gebruik schalen met een gelijk aantal positieve en negatieve opties. 4-puntsschalen hebben twee positieve en twee negatieve antwoordmogelijkheden. 5-puntsschalen hebben ook twee positieve en twee negatieve antwoordmogelijkheden met daartussen de antwoordmogelijkheid ‘neutraal’.

13. Gebruik schalen die eindigen met de meest positieve en meest negatieve optie

14. Gebruik schalen om één aspect per keer te meten. Dus niet gemiddeld en voldoende met elkaar mengen, deze hebben andere betekenissen.

15. Houd rekening met respondenten die het kiezen van uitersten vermijden. Deze neiging wordt groter wanneer sterke uitersten worden gebruikt zoals ‘zeer’ of ‘altijd’.

16. Denk vooruit. Wanneer u een vragenlijst ontwerpt en u wilt de resultaten van twee of meer vragen met elkaar vergelijken, zorg er dan voor dat deze antwoordschalen hetzelfde zijn.

17. Het is noodzakelijk dat de punten op de schaal verschillend zijn. Vermijd antwoordmogelijkheden die op elkaar lijken en dicht bij elkaar liggen.

18. Gebruik ‘niet van toepassing’ wanneer dit nodig is. Zo bestaat er een minder grote kans dat andere antwoordmogelijkheden ten onrechte worden aangeklikt. Wanneer mensen geen antwoord hebben, wordt er niet zomaar een antwoord aangeklikt en heeft u een betrouwbaardere analyse.

19. Wees spaarzaam met de ‘weet ik niet’ optie. Sommige respondenten  omdat mensen met deze optie vaak geen zin hebben om na te denken en deze uit eenvoud aanklikken.

20. Gebruik exclusieve antwoordcategorieën voor leeftijd, tijd etc. Bijvoorbeeld 16-24 wat opgevolgd wordt met 25-30 voor de leeftijdscategorie. Dit maakt het analyseren van de enquête gemakkelijker.

Verhoog de respons op uw online enquête

21. Schrijf een wervende onderwerpregel. Dit is wat de ontvangers het eerst zien wanneer zij de uitnodiging voor uw enquête ontvangen.

22. Schrijf een korte e-mail. In deze mail geeft u in het kort aan waar het onderzoek over gaat en wat de respondent zelf aan het onderzoek heeft. Het terugkoppelen van onderzoeksresultaten werkt positief op respondenten. Vertel ook hoe lang de enquête zal duren.

23. Houdt het onderzoek zo kort mogelijk. Bepaal welke vragen u wilt stellen en of u daadwerkelijk iets met deze vragen kunt doen. Zorg dat er geen overlap in de vragen aanwezig is.

24. Verstrek een incentive. Het verstrekken van een incentive verhoogt de respons maar is vaak niet de belangrijkste reden om mee te doen. Een incentive is bijvoorbeeld een waardebon. Het trekken van een prijsvraag met een interessant cadeau heeft een positieve invloed op de respons.

25. Verstuur een herinnering wanneer blijkt dat de respons achterblijft. De beoogde steekproefgrootte dient ongeveer binnen 3 dagen binnen te zijn.

Een enquête maken

Het maken van een goede enquête begint met het opstellen van de juiste enquêtevragen. Deze vragen moeten goed opgesteld zijn om ervoor te zorgen dat u de uitkomst uit de enquête krijgt die u wenst.

Tips voor het formuleren van de juiste enquêtevragen:

Maak simpele vragen. Gebruik geen lastige taal en houd rekening met het publiek.

Zorg voor een eenduidige interpretatie

Formuleer de vraag zo concreet mogelijk. Verwijs naar plaats en tijd, benoem aantallen.

Vermijd vage woorden. Probeer woorden als vaak en soms te vermijden, ook in antwoordcategorieën. Deze vagen woorden worden door iedereen anders geïnterpreteerd.

Vermijd dubbele vragen. Zorgt ervoor dat u geen dubbele vragen maakt met ‘en’ of ‘of’ in de vragen.

Formuleer geen (dubbele) ontkenningen. Een dubbele ontkenning inde vraag is verwarrend.

Stel korte vragen

Wees voorzichtig met voorbeelden in de vraag en suggestieve vragen. Het gevaar hierbij is dat de respondent alleen aan de voorbeelden denkt bij het beantwoorden van de vraag in plaats van waar de vraag echt over gaat.

Zorg ervoor dat de vraag het juiste meet. De vraag moet antwoord geven op de onderzoeksvraag. Wanneer u de tevredenheid van de catering op uw evenement wilt weten, is dit de onderzoeksvraag waar deze enquêtevraag antwoord op moet geven.

Zorg ervoor dat de antwoordcategorieën bij elkaar aansluiten. Hierdoor is het voor de respondenten duidelijker welk antwoord zij moeten aankruisen.

Zorg dat de antwoordvolgorde bij schaalvragen dezelfde richting heeft. Zorg dat de antwoorden steeds positiever of steeds negatiever lopen. Zorg ervoor dat het niet zo is dat de ene antwoorden steeds negatiever lopen en de andere vragen steeds positiever.

Zorg ervoor dat de vragen een passende schaalgrootte hebben.

Biedt ook de mogelijkheid om geen antwoord in te voeren (niet van toepassing e.d.)

Tips voor antwoordcategorieën op gesloten vragen:

  • De antwoordcategorieën moeten alle mogelijkheden dekken
  • De antwoordcategorieën moeten elkaar uitsluiten
  • De antwoordcategorieën moeten aansluiten bij de formulering van de vraag
  • Er moet een vluchtmogelijkheid worden geboden (niet van toepassing)
  • Let erop dat er consequentie is in antwoordvolgorde bij schaalvragen

Een beknopte of een uitgebreide evenementen evaluatie?

Hoe gedetailleerd uw evaluatie evenementen wordt, hangt af van de volgende factoren:

  • Het type evenement: Bij een informele bijeenkomst zijn evaluatie formulieren bijvoorbeeld minder gepast dan bij een congres.
  • Terugkerend of eenmalig evenement: De evaluatie van een terugkerend event vraagt meer aandacht, omdat u leerpunten nodig hebt om de volgende editie te verbeteren.
  • Betaalde of gratis deelname: Als ze moeten betalen, zijn de verwachtingen van de bezoekers op eens veel hoger. Ze willen waar voor hun geld! Bent u bezig met een evenement evaluatie van een betaald evenement? Kijk dan of er een goede prijs-kwaliteitverhouding was.

Checklist evenement evaluatie

Het team

  • Hoe verliep de communicatie tussen de teamleden?
  • Was de taakverdeling goed geregeld?
  • Hoe was de communicatie met de verschillende leveranciers?
  • Was de samenstelling van het team optimaal?

Planning

  • Was de planning realistisch?
  • Waren het draaiboek en de planning gedetailleerd genoeg?

Het evenement

Als u een evenement evaluatie maakt, ga dan de elementen van het element één voor één af. Een aantal onderdelen is alleen geschikt voor een interne event evaluatie. De meeste onderdelen kunnen zowel tijdens de interne als tijdens de externe event evaluatie besproken worden.

Een handige manier om het evenement te bespreken, is aan de hand van het budget. Behandel ook de doelstellingen:

  • Werden de doelstellingen gehaald? Als u uw doelstellingen duidelijk en meetbaar heeft opgesteld, is er een objectieve manier om uw succes te meten.
  • Hoe was de opkomst tijdens uw event?

Afwikkeling

Vergeet niet om ook de afhandeling te evalueren. Financiële zaken evalueert u intern. Het is het beste om de nazorg van de doelgroep met externen te bespreken. Heeft iedereen de bedankbrief en/ of het geschenk goed ontvangen? Wat vinden de gasten van de foto’s en video’s die tijdens het evenement werden gemaakt?

Evaluatie beurs

Bij een beurs evaluatie is het belangrijk dat u niet alleen het publiek vraagt wat zij van het evenement vonden, maar ook aan de standhouders. Hebben de standhouders winst gemaakt (als ze iets verkochten)? Zijn er aspecten van uw event die verbeterd kunnen worden?

Als u de beurs in de toekomst weer organiseert, is een beurs evaluatie nog belangrijker. U weet dan namelijk wat de verbeterpunten zijn voor de volgende keer.

Evaluatie festival

Festivals gaan om de beleving. Hoe vonden mensen de shows en de concerten? Waren er problemen met de techniek? Hoe was de sfeer? Het is handig om een medewerker enquêtes op het evenement te laten afnemen. Hou het kort: laat de medewerker een aantal gerichte

Vergeet de artiesten niet. Vraag hen hoe zij het festival ervaren hebben? Organiseert u een festival dat in de toekomst nog een keer plaats zal vinden? Het is dan handig om een goede relatie met de artiesten op de bouwen. Neem hun opmerkingen serieus en eventuele problemen die ze hebben zo snel mogelijk op.  

De mening van uw bezoekers en van de artiesten zijn een belangrijk voor het maken van een evaluatie. Praat ook met de leveranciers. Een deel van festivals dat makkelijk over het hoofd gezien wordt, is de catering. Eten en drinken heeft echter veel invloed op hoe uw bezoekers het festival beleven. Sla dat niet over.