tentenverhuur voor evenementen, werk, opslag en tijdelijke huisvesting
Offerte aanvragen
Ik heb een vraag
Bel mij terug
Email
Facebook
Bericht ons
volgende

Complete Uitleg Om Uw Perfecte Evenement Locatie te Vinden

Bent u op zoek naar een evenementen locatie die bij uw feest past? En waar moeten locatie evenementen allemaal aan voldoen? Wij helpen u op weg met handige tips en voorbeelden bij het zoeken van uw ideale evenementen locatie.

Welke locatie past bij de sfeer van uw evenement? Hoeveel wc’s zijn er nodig en is er een stroomvoorziening? Dit zijn vragen die u uzelf moet stellen als u op zoek gaat naar een evenementen locatie.

Toch blijft het lastig, zeker wanneer u het evenement voor het eerst gaat organiseren. Wij helpen u graag op weg met dit artikel.

In dit artikel krijgt u meer informatie over de volgende onderwerpen:

Een Locatie Voor Uw Evenement

Het zoeken naar een locatie die bij uw evenement past is wellicht lastig.

Eén van de belangrijkste factoren is de ligging van de locatie. Locaties events moeten makkelijk te bereiken zijn voor de genodigden. Wanneer een locatie te ver weg is, of moeilijk te bereiken zullen minder mensen opdagen.

Ook moet u rekening houden met de toegankelijkheid van de locatie zelf. Dit hangt vooral van uw doelgroep af. Voor wat oudere mensen, heeft u bijvoorbeeld meer zitplaatsen nodig. Terwijl jongere mensen liever rond hangtafels staan of op een dansvloer.

Daarnaast zijn de faciliteiten die de locatie biedt van belang. Heeft u een dj gehuurd? Dan heeft u een stroomvoorziening nodig. Wilt u luxe hapjes, koffie en thee serveren? Is er genoeg ruimte voor een catering?

Tevens komen er wat technische aspecten kijken bij het vinden van uw droomlocatie feest. Bijvoorbeeld de vergunningen. Is deze locatie wel geschikt voor uw event? U leest hier meer over de vergunningen die u nodig heeft.

Tot slot is het vooral belangrijk dat u naar uw gevoel luistert. Spreekt de sfeer en de uitstraling u aan? Past de locatie bij uw event en ziet u het event al helemaal voor u op deze locatie? Lees in onderstaand artikel verder over de mogelijkheden.

Een Binnen- of buitenlocatie?

Binnenlocatie

Voordelen:

  • Geen last van (onverwachte) weersomstandigheden
  • Sanitaire en facilitaire voorzieningen aanwezig

Nadelen:

  • Nauwelijks tot geen mogelijkheden om de ruimte aan te passen

Een binnenlocatie is ideaal gezien de weersomstandigheden in Nederland. Hier hoeft u nauwelijks rekening meer mee te houden. Ook is het een voordeel dat sanitaire voorzieningen, als het toilet en facilitaire voorzieningen zoals een keuken of airco bijna altijd al aanwezig zijn.

Nadeel is wel dat er bijna tot geen mogelijkheid is om zelf de locatie in te richten. De ruimtes staan al vast, alleen met het interieur kunt u nog wat spelen.

Buitenlocatie

Voordelen

  • Naar wens in te richten
  • Sfeervol bij uw event

Nadelen

  • Meestal geen sanitaire en facilitaire voorzieningen
  • Weersomstandigheden spelen een grote rol

Voordeel van een buitenlocatie is dat u de locatie helemaal zelf indeelt. U bepaalt zelfde grootte van de ruimtes (als u een tent kiest) en hoe u deze in gaat delen. Ook de plaatsen van de bar, tafels, stoelen en toiletten kiest u helemaal zelf.

De weersomstandigheden zijn lastiger. U bent genoodzaakt hiermee rekening te houden. Een oplossing is om een tent te huren. Ook wanneer de weersomstandigheden dan niet mee zitten is uw publiek beschermt.

Ook moet u rekening houden met de sanitaire voorzieningen. Meestal staan deze niet standaard bij een buitenlocatie, tenzij er vaker events plaatsvinden. Als er geen toiletten op uw locatie staan dan huurt u deze bij een externe leverancier.

Bereikbaarheid Locaties Evenementen

Er zijn verschillende zaken waar u rekening mee moet houden voor de locatie evenement. Wij zetten voor u de belangrijkste punten voor de locaties events op een rij:

Bereikbaarheid event locatie

U moet rekening houden met het type vervoer waar uw publiek mee komt. Is uw evenementen locatie bereikbaar voor auto’s, bussen en het openbaar vervoer?

Veel mensen maken gebruik van het openbaar vervoer. Is uw evenementen locatie makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer? Belangrijk is dat het mensen geen moeite moet kosten om naar uw event te komen. Is het een optie om bussen in te zetten die rechtstreeks van het dichtstbijzijnde station naar uw party locatie rijden?

Wanneer u een groot evenement organiseert waar alcoholische dranken geschonken worden, moet u er rekening houden dat mensen niet zelf gaan autorijden. Om ongelukken te voorkomen is het verstandig om aan het eind van het evenement taxi’s klaar te hebben staan.

Toegankelijkheid evenement locatie

Is uw evenementen locatie toegankelijk voor alle bezoekers? Past de locatie bij de doelgroep van uw evenement? Het is namelijk niet verstandig wanneer u een evenement organiseert voor 65-plussers, in een penthouse, in een gebouw zonder liften.

Is de locatie daarnaast toegankelijk voor mindervalide mensen? Heeft uw locatie event veel drempels of kleine trapjes? Dan is een oprijplaat voor rolstoelgebruikers onmisbaar.

Parkeergelegenheid party locaties

Is er in de nabije omgeving van uw evenementen locatie een parkeerplaats beschikbaar? Als het merendeel van uw publiek met de auto of fiets komt, moeten ze deze wel ergens kwijt kunnen.

Ook over parkeerwachters moet u nadenken. Zonder parkeerwachters zal het met alle auto’s een chaos zijn. Daarbij heeft u zo mensen die de auto’s in de gaten houden. Voor uw publiek werkt dit geruststellend, omdat ze weten dat hun auto veilig staat.

Daarnaast is het mogelijk om pendelbussen in te zetten. Zo hoeven de mensen geen lange afstand te lopen voordat ze op uw party locatie zijn.

Route aangeven locaties feest

Als de locaties feesten moeilijk te vinden zijn, is het verstandig om de route aan te geven. Met simpele houten bordjes bereikt u al veel. U voorkomt dat mensen onnodig rondjes gaan rijden.

Ook is het belangrijk om in de gaten te houden of er geen wegwerkzaamheden in de buurt zijn.

Indeling Locatie Feest

Bijna is het zo ver, u heeft de event locatie gevonden en nu gaan we beginnen met de indeling van de locaties feest. Ook bij de indeling moet u rekening houden met een paar punten:

  • Per 75 gasten heeft u 1 wc nodig. Wanneer uw locatie geen wc’s heeft, moet u deze ergens anders inhuren. Tip; plaats de wc’s niet te dicht bij de menigte in verband met stankoverlast.
  • Is er ergens ruimte voor een garderobe op de party locaties? Neem grote tassen en jassen van de mensen aan. Zo hoeven ze niet met zware spullen te slepen.
  • Huurt u een externe catering in op uw locatie event? Zorg ervoor dat de cateraar voldoende ruimte heeft om te werken en spullen op te slaan.
  • Is er genoeg elektriciteitsvoorziening op uw locatie feest? Anders heeft u extra aggregaten nodig.
  • Wilt u een plaats voor het publiek om te dansen? Over het algemeen bestaat de dansvloer uit 10 tot 20% van de totale (zaal) oppervlakte.
  • Er is een grote kans dat een deel van uw publiek rookt. Zijn er bij de locatie evenement beschikbare rookruimtes? Hoeven rokers niet in de stromende regen buiten te staan?

Bruiloft locatie

De bruiloft, een belangrijk moment voor het bruidspaar en hun familie. Iedereen wilt dat deze dag perfect verloopt. Uw beginpunt is het vinden van de ideale locatie.

De wensen van het bruidspaar staan centraal bij het kiezen van de locatie evenementen. Het is van belang dat de sfeer van de locatie bij het feest past. In 2014 zijn er ruim 65.000 mensen de getrouwd, die ook allemaal op het punt stonden waar u nu staat.

Allereerst is het belangrijk dat u weet wat voor soort locatie evenement u wilt. Er zijn verschillende soorten locaties beschikbaar;

  • Chique kastelen of landhuizen
  • Romantische strandpaviljoens
  • Stijlvolle hotels en restaurants
  • Landelijke boerderijen
  • Sfeervolle buitenlocaties

Wanneer u de locatie heeft gevonden, wilt u sfeer creëren met decoratiestukken. Wij geven u hier graag meer informatie over. Bekijk op deze pagina meer.

Verjaardag/Party Locatie

Een groot feest voor een verjaardag, wie wilt dat nu niet? Een jubileum leeftijd als 18, 21, 30, 40, 50 of 65 moet groots gevierd worden.

Ook bij een evenement locatie voor uw verjaardagsfeest heeft u verschillende mogelijkheden. Als u rond de zomer/lente een verjaardagsfeest viert, is het sfeervol om dit buiten te doen. Eventueel huurt u een tent en u bent voorzien van een locatie feesten.

Verspreid door Nederland zijn er verschillende locaties feesten voor een verjaardag. Zaaltjes, kroegen of (kleine) partycentra zijn meestal te huur. Wij hebben voor u een paar hotspots uit verschillende steden voor u geselecteerd:

  • Industrieel theater Amsterdam. 9 zalen waar ruimte is voor 8 tot 450 personen. Inclusief kookstudio, wijnkelder en grote zaal waarmee u uw ideale evenement locatie in Amsterdam heeft gevonden.
  • Meeting district Nieuwegein, Utrecht. 9 zalen waar ruimte is voor 2 – 1200 personen. De catering wordt op locatie voor u verzorgt.
  • Eigen schip in de haven van Rotterdam. Een klein en gezellig fel rood schip, bestaande uit 2 zalen met ruimte voor maximaal 100 personen. De perfecte locatie feesten met een intieme sfeer.
  • Landhuis Westerlee, Groningen. Een sfeervolle locatie met mogelijkheden om te overnachten (14 kamers.) Er zijn 5 feestruimtes waar plaats is voor 2- 250 personen.

Congres/Beurzen Locatie

Een van de belangrijkste punten waar u rekening mee moet houden bij het zoeken van een congres/beurs locatie, is dat de locatie makkelijk bereikbaar is voor uw publiek.

Hoewel het verschillende gelegenheden zijn, zijn congressen en beurs locaties veelal gecombineerd. Een locatie heeft meestal meerdere ruimtes van verschillende formaten.

Een beurs locatie heeft een open ruimte nodig zodat er kraampjes en dergelijke in passen. Terwijl bij een congres juist stoelen en tafels nodig zijn om naar presentaties te luisteren en verder aan te werken.

Populaire congres en beurs locaties zijn:

  • Jaarbeurs te Utrecht. Grote hallen waar ruimte is voor honderden kraampjes, maar ook kleinere zalen voor vergaderingen of presentaties.
  • Van der Valk hotel. In heel Nederland vindt u de van der Valk hotels. Voor kleinere beurzen en congressen of vergaderingen kunt u hier terecht.
  • World Forum Den Haag. Een enorm gebouw centraal gelegen waardoor het bereikbaar is voor alle soorten (openbaar) vervoer. Met meerdere zalen en catering aanwezig is dit de perfecte congres en/of beurs locatie voor u.

Festival Locatie

Er zijn verschillende festival locaties verspreid door Nederland. U heeft keuze genoeg. Jaarlijks zijn er ruim 800 festivals alleen al in Nederland, die voor een opkomst van 23 miljoen mensen zorgen.

Bent u op zoek naar de perfecte locatie festival? De eerste keuze die u heeft is festival locaties binnen of buiten. Buiten is sfeervol in bijvoorbeeld een bos, maar het weer in Nederland zit niet altijd mee.

Omdat het weer in Nederland wel eens tegen valt, is het verstandig om (als u de ruimte heeft) een tent te huren. Wij bekijken graag de mogelijkheden met u.

Een binnenlocatie is veiliger wat betreft het weer. Ook heeft u hier het voordeel dat het gebouw meestal al van elektriciteit voorzien is.

De meest populaire overdekte festival locaties zijn:

Maar er is ook voor buiten de perfecte locatie festival feesten:

Vergelijkbare Evenementen Locaties

De kans is groot dat er in de loop der tijd al een soortgelijk evenement is geweest als dat van u. Zo heeft u de mogelijkheid om even te spieken als u vastloopt met het organiseren van uw evenement.

Beurzen en congressen

Congressen zijn meestal voor bedrijven wat persoonlijker. Deze komen niet jaarlijks terug, maar wanneer een bedrijf het nodig vindt. Veel beurzen keren wel jaarlijks terug. Bijvoorbeeld de huishoudbeurs en carrièrebeurs.

Huishoudbeurs
De huishoudbeurs is in Nederland erg bekend. Meer dan 200.000 mensen (voornamelijk vrouwen) bezoeken de beurs in de RAI Amsterdam.

Carrièrebeurs
De carrièrebeurs wordt elk jaar gehouden tijdens de Nederlandse carrièredagen. Deze beurs is voornamelijk voor studenten en starters om kennis te maken met grote bedrijven en werkgevers.

Festivals

Zoals al eerder is genoemd zijn er jaarlijks 800 festival feesten in Nederland. Deze zijn allemaal verschillend van elkaar; buiten of binnen, muziekstijlen en omvang.

Sensation White
Sensation White is een jaarlijks terugkerend evenement dat ongeveer 40.000 mensen trekt. Het festival is begonnen in 2000 in de Amsterdam ArenA, terwijl hedendaags Sensation ook internationaal wordt georganiseerd.

Mysteryland
Mysteryland is een wereldberoemd festival dat al sinds 1993 bestaat. Tegenwoordig komen er ruim 60.000 mensen op af. De slogan van Mysteryland is wereldwijd bekend; Yesterday is history. Today is a gift. Tomorrow is a Mystery.

Een Tent Bij Uw Evenement

Bent u van plan om een outside event te organiseren? Het weer in Nederland zit niet altijd mee. Hagel, kou en regen zijn allemaal aspecten waar we rekening mee moeten houden in ons koude kikkerlandje.

Om deze reden is het verstandig om een tent op te zetten. Wij van Kontent Structures bieden verschillende tenten voor feest- tot zakelijke gelegenheden.

De 22 punten Checklist

Heeft u uw ideale locatie gevonden? Zorg ervoor dat u niks vergeet en maak hiervoor gebruik van onze 22 punten checklist:

1. Is de locatie bereikbaar met het openbaar vervoer?

2. Zijn er genoeg parkeerplaatsen voor automobilisten?

3. Past de sfeer van de locatie bij de sfeer van uw event?

4. Is de elektriciteitscapaciteit groot genoeg? Of moet u zelf voor aggregaten zorgen?

5. Hoe toegankelijk is de locatie voor minder validen?

6. Zijn er voldoende rookgelegenheden?

7. Is er ruimte voor de catering? Wat zijn de mogelijkheden om food & beverages koel te houden?

8. Hoeveel toiletten zijn er op de locatie aanwezig? De vuistregel is per 75 mensen 1 toilet.

9. Is er ruimte voor een garderobe?

10. Wanneer u muziek wilt draaien, hoe is de akoestiek van de locatie?

11. Zijn er koel- en verwarmingsmogelijkheden aanwezig?

12. Is er een water toe- en afvoer?

13. Wat zijn de licht- en geluidmogelijkheden? Is de locatie te verduisteren als dit nodig is, of is er sfeerverlichting?

14. Internetaansluitingen. Is er gratis wifi voor de gasten?

15. Zijn de deuropeningen breed genoeg om alle benodigde spullen naar binnen te krijgen?

16. Hoe veilig is uw locatie? Hoeveel nooduitgangen en brandblussers zijn er aanwezig?

17. Dekt de verzekering bij een ongeval de kosten?

18. Is er een bepaalde tijd wanneer de muziek uit moet in verband met geluidsoverlast?

19. Hoe bereikbaar is de locatie voor leveranciers?

20. Vinden er nog andere feesten plaats tegelijkertijd met uw event? Hoe zorgt u ervoor dat de bezoekers van de verschillende evenementen niet door de war raken?

21. Wanneer van belang, is er een ruimte voor de pers of communicatie?

22. Welke voorwaarden worden gesteld bij de locatie? Denk hierbij aan annulerings-, betalings-, en leveringsvoorwaarden.