tentenverhuur voor evenementen, werk, opslag en tijdelijke huisvesting
Offerte aanvragen
Ik heb een vraag
Bel mij terug
Email
Facebook
Bericht ons
volgende

Met een Evenementen Organisatie een Goed Georganiseerd Evenement

Gaat u een evenement organiseren? Een evenement organisatie help u om het evenement goed, snel en zorgvuldig te organiseren. Het organisatieteam is van a tot z verantwoordelijk voor het evenement en is daarom van groot belang voor het evenement.

Op deze pagina vindt u de volgende onderwerpen die u meer hulp en uitleg geven over een evenementen organisatie:

Waarom een evenementen organisatie?

Heeft u besloten om een evenement te organiseren? Of heeft uw bedrijf besloten een evenement te organiseren en bent u aangewezen om het evenement te organiseren? Dan heeft u de verantwoording van het evenement op zich.

Bij bepaalde evenementen is het mogelijk om deze in uw eentje te organiseren. Maar bij veel evenementen merkt u al snel dat er veel meer bij komt kijken dan u van tevoren dacht. Zonder een

team is het vaak niet mogelijk om het evenement goed te organiseren.

Een evenement organiseren met een evenement organisatie, heeft een aantal voordelen:

  • U kunt taken verdelen, waardoor u zich niet te veel op de hals haalt en alle onderdelen goed en zorgvuldig kunnen worden uitgevoerd
  • U krijgt input van mensen op creatief vlak
  • U krijgt input van mensen op conceptueel vlak
  • Wanneer u ziek bent heeft u een back-up
  • Het organiseren van een evenement gebeurt vlotter met een feest organisatie
  • U behoudt makkelijker het overzicht, omdat u nu dingen uit handen kunt geven

Kortom: Wanneer u een evenement gaat organiseren en u merkt dat het te vee werk wordt om dit alleen te doen, is een evenementen organisatie samenstellen een slim plan. Het is:

  • Sneller
  • Veiliger
  • Overzichtelijker
  • Creatiever

Zelf organiseren of uitbesteden?

Wanneer u een evenement wilt organiseren met een evenementen organisatieteam, staat u voor een keuze: Ga ik het dit evenement zelf organiseren of ga ik dit uitbesteden? Een reden voor uitbesteden kan zijn dat de organisatie zo veel tijd in beslag zou nemen, dat u hiervoor onvoldoende tijd voor vrij kunt maken naast uw werk.

  • Kunt u voldoende tijd vrij maken om het evenement zelf te organiseren?
  • Laat het budget het toe om de evenementen organisatie uit te besteden?
  • Heeft u (samen met uw eigen evenement organisatieteam) voldoende kennis en ervaring om het evenement te organiseren?

Het uitbesteden van de evenementen organisatie heeft voordelen en nadelen. De voordelen van het uitbesteden van een organisatie evenement zijn:

  • De mensen aan wie u de evenementen organisatie uit handen geeft, hebben een ruime ervaring en zijn op de hoogte van de laatste trends in de branche.
  • Wanneer u de organisatie uit handen geeft, geeft u ook de verantwoordelijkheid voor bepaalde risico’s uit handen.
  • Een evenementenbureau heeft een objectieve kijk op het evenement, dit kan zorgen voor een nieuw kijk en hierbij kan dit bureau beter de sterke en zwakke punten benoemen en benutten.
  • Een evenementenbureau heeft ervaring met evenementen organiseren en hierdoor hebben zij een uitgebreid netwerk, voor de beste bedrijven om mee samen te werken.
  • Door het uitgebreide netwerk van het evenementenbureau, kunnen zij vaak een betere prijs voor elkaar krijgen voor de juiste kwaliteit.

De nadelen van het uitbesteden van een organisatie evenementen groep zijn:

  • Het evenementenbureau heeft het evenement niet bedacht en weet niet alle inhoud van het evenement. Een goede briefing is noodzakelijk, maar soms zelfs onvoldoende.
  • Ondanks het evenementenbureau contacten heeft en betere prijzen kan regelen, dient u rekening te houden met de kosten van het uitbesteden van het evenement.
  • Wanneer u de evenementen organisatie uitbesteedt, heeft u zelf minder kijk op het verloop van de evenement organisatie. Bij het uitbesteden van de evenementen organisatie moet u het evenement volledig uit handen durven geven.
  • Uitbesteden kost geld.

De interne evenementen organisatie samenstellen

Wanneer u ervoor kiest om zelf het evenement te organiseren met uw eigen evenementen organisatie, dan zijn er een aantal dingen war u op moet letten. Het is van belang om een goede evenementen organisatie samen te stellen, zodat alles goed verloopt.

De vaardigheden en kennis waarover een goed organisatieteam moet beschikken

Om een goed team samen te stellen, heeft u een evenwichtige samenstelling van kennis en vaardigheden nodig binnen de evenementen organisatie. Zoek daarom mensen die divers zijn qua:

  • persoonlijkheid
  • interessesfeer
  • leeftijd

Maar deze mensen moeten wel als een team samen kunnen werken, ook al zijn ze verschillend.

Het evenementen organisatie team moet over de volgende vaardigheden en kennis beschikken om een goede evenementen organisatie te zijn:

  1. inlevingsvermogen
  2. onderdelen precies op elkaar aan kunnen laten sluiten
  3. oog voor ieder detail, zonder de rode draad kwijt te raken
  4. improvisatievermogen en flexibiliteit
  5. marktkennis (evenementenmarkt)
  6. kennis van praktische en technische gegevens (kengetallen, vergunningen, wettelijke eisen enz.)
  7. het creatief kunnen toepassen van verworven kennis
  8. een coördinator, projectmanager, inkoper etc. tegelijkertijd kunnen zijn
  9. denken vanuit een marketingdoelstelling en deze omzetten naar een mooi concept van een evenement
  10. ervaring in het organiseren van evenementen

Over deze vaardigheden en kennis hoeft niet iedereen te beschikken. In het team van de evenementen organisatie zitten meerdere mensen en ieder van hen heeft andere kennis en vaardigheden. Door deze kennis en vaardigheden te combineren, moet de evenementen organisatie over de kennis en vaardigheden hierboven beschikken voor een goede evenementen organisatie.

Behoud overzicht in uw evenementen organisatie

Wanneer u meerdere mensen in uw evenementen organisatie heeft, worden er taken verdeeld. Wanneer u de projectleider van het evenement bent, is het verstandig om per onderdeel mensen aan te stellen die verantwoordelijk zijn voor dat onderdeel. Bijvoorbeeld:

  • Penningmeester
  • Aanspreekpunt voor de locatie
  • Muziek (organisatie feest/organisatie party/organisatie festival)
  • Hoofd evenementenmedewerkers

Naast het aanstellen van verantwoordelijken is het van belang om duidelijke deadlines te stellen. Zo weet iedereen wanneer hij of zij iets af moet hebben of geregeld moet hebben. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor een goed verloop van de feest organisatie. Ook weet u wie zijn werk goed doet en wie meer aansturing nodig heeft.

Externe leveranciers

U kunt veel zelf regelen, maar niet alles. Voor de dingen die u zelf niet kunt regelen, moet u op zoek naar externe leveranciers. Om te kiezen voor de juiste leveranciers voor uw feest organisatie, volgen hier een aantal tips:

  • Neem de tijd om je partners nauwkeurig te kiezen
  • Ga na wat kan en wat niet kan, aan de hand van een oriënterend gesprek
  • Check de referenties van het bedrijf, zoek op websites en vraag rond aan mensen in uw buurt
  • Vraag naar de verkoopvoorwaarden en leveringsvoorwaarden

Wanneer u aan het zoeken bent naar externe leveranciers kunt u ook inspiratie opdoen op vakbeurzen. Het beste is om zelf een evenement bij te wonen waar de leverancier werkzaam is. Zo ziet u naast alles wat op papier staat ook wat er op de werkvloer gebeurt.

Wanneer u een offerte krijgt van een leverancier is het belangrijk om de volgende zaken na te gaan:

  • Is de offerte volledig?
  • Zijn er geen overbodige kosten?

Denk eraan bij het kiezen van de externe leveranciers dat uw evenementen organisatie zo sterk is als de zwakste schakel. Zorg ervoor dat de externe leveranciers uw evenement positief beïnvloeden.

Organisatie evenement uitbesteden

Gaat u de evenement organisatie uitbesteden? Dan staat u voor de keuze uit verschillende evenementenbureaus. Hoe kiest u nu het juiste evenementenbureau voor uw evenement?

Om het juiste evenementenbureau te kiezen, moet u de evenementenbureaus kunnen vergelijken. Een goede manier om dit te doen is door een pitch onder evenementenbureaus uitbesteden. Dit is een wedstrijd tussen de verschillende bureaus die ieder een voorstel en een offerte moeten aanleveren.

Om de bureau’s een goed voorstel te laten schrijven, dient u een goede briefing aan te leveren over het evenement. In deze briefing moeten in ieder geval de volgende onderwerpen aan bod komen:

Bij een pitch voor de evenementenbureaus is het handig om je aan een aantal richtlijnen te houden:

  • Laat niet meer dan drie evenementenbureaus meedoen.
  • Maak duidelijke afspraken over de financiële tegemoetkoming voor de evenementenbureau’s voor het opstellen van de concepten. (Dit is echter geen verplichting)
  • Het is niet de bedoeling dat u de ideeën, die de afgewezen evenementenbureaus hadden, te gebruiken bij andere evenementenbureau’s
  • Breng alle deelnemende evenementenbureaus direct op de hoogte wanneer u een besluit heeft genomen

Een mix van intern en extern?

Beslist u om het evenement zelf te organiseren? Dan heeft u de keuze om alles voor het evenement zelf te organiseren met uw evenementen organisatie. Ook kunt u ervoor kiezen om bepaalde onderdelen uit te besteden.

Een reden voor uitbesteding kan zijn dat u niet beschikt over de benodigde kennis en/of materialen. Vaak is het dan voordeliger om dit uit te besteden, dan hier zelf geld voor uit door geven en nieuwe materialen aan te schaffen. Zeker wanneer het materialen zijn die u na het evenement niet (vaak) meer gaat gebruiken.

Ook kan het voorkomen dat er onvoldoende budget is om de gehele evenement organisatie uit te besteden. Vaak is er dan wel voldoende budget om gedeelten uit te besteden. Kies dan voor de onderdelen waar uw evenementen groep de minste kennis over en ervaring mee heeft.