tentenverhuur voor evenementen, werk, opslag en tijdelijke huisvesting
Offerte aanvragen
Ik heb een vraag
Bel mij terug
Email
Facebook
Bericht ons
volgende

Spetterend Feest of Evenement Begint Met een Briefing

Een briefing is een instructief document. Er zijn twee soorten briefings: de grote briefing en de kleine briefing. De grote briefing is voor de gemeente, de brandweer en de hulpdiensten. De kleine briefing is voor uw interne medewerkers, klanten, leveranciers, catering, beveiliging, etcetera, etcetera.

Inhoudsopgave

Wat is het doel van een kleine briefing?

Het doel is om met alle partijen die bij uw evenement betrokken zijn te bespreken wat er moet gebeuren. Tijdens het briefingsgesprek loop u het draaiboek door en kijkt of er nog problemen zijn. Na het briefingsgesprek stuurt u de briefing. De korte briefing is 1 of 2 A4tjes lang. In de briefing staat wat in het briefingsgesprek besproken is.

Wat is het doel van een grote briefing?

Als u begint met een event briefing heeft u onvolledige informatie. Het doel van een briefing is om die informatie compleet te krijgen. Tijdens een briefingsgesprek voert één persoon het woord.

In het briefingsgesprek worden de volgende vragen beantwoord:

  • Wat is het doel van het evenement?
  • Wat behoort niet tot de opdracht?
  • Wat is de context van het evenement?
  • Wat weet u al over het evenement?
  • Is er extra onderzoek nodig?
  • Wat is de doelgroep?
  • Is er extra onderzoek nodig?
  • Wat zijn de zakelijke randvoorwaarden?
  • Is het project op het eerste gezicht haalbaar?

Wat komt er in een grote event briefing?

Het is belangrijk om in een briefing voldoende details te geven zodat de gemeente, de brandweer en de hulpdiensten precies weten wat uw behoeften zijn. Zo komt u niet voor nare verrassingen te staan. Een briefing maakt een aantal zaken helder.

Kijk wel uit dat het geen verzameling bevelen wordt. Luister wat de gemeente, de brandweer en de hulpdiensten te zeggen hebben. Vaak hebben ze veel ervaring met evenementen en hebben daarom goede ideeën die uw evenement op een hoger niveau te tillen.

Beschrijf alles in de evenement briefing kort, bondig en zo helder mogelijk. Waar hebben uw leveranciers informatie over nodig?

  • Over uw bedrijf
  • Het evenement
  • De locatie
  • Doelgroep
  • Uw verwachtingen van hen
  • Het budget

Over uw bedrijf

In het eerste deel van de festival briefing geeft u ort wat algemene informatie over uw bedrijf. Maak duidelijk wat de missie en de visie van het bedrijf is, hoeveel medewerkers er zijn, en de aard van de bedrijfsactiviteiten is.

Welke informatie over uw bedrijf is nog meer van belang?:

  • Een overzicht van de communicatiestrategie van uw bedrijf
  • Welk imago wil uw bedrijf wilt uitstralen?
  • Wat wil het bedrijf uitstralen met dit specifieke event?
  • Heeft uw bedrijf in het verleden wel eens events gepubliceerd? Zo ja, welke? Gaat het om een jaarlijks terugkerend event? Vertel dan hoe het er de vorige jaren uitzag.
  • Algemene regels voor iedereen
  • Wat houdt het event in?
  • Wat voor een mensen komen er er oftewel wat is uw doelgroep?

Het evenement

 

In dit onderdeel van de briefing evenement plaatst u de beschikbare informatie over het evenement. Formuleer wat de aanleiding van het evenement is en wat u er mee wilt bereiken. Mogelijke doelstellingen van een evenement zijn:

  • Het verbeteren en verstevigen van relaties met klanten of andere zakenrelaties
  • Het overdragen en/of van kennis en informatie
  • Het stimuleren van uw werknemers

Kies een evenement dat bij uw doelstelling past. Stelt u voor dat u een evenement organiseert voor een orkest 10 jaar bestaat. Dan passen muziekuitvoeringen en een chic diner er goed bij. Organiseert u de opening van een speelgoedwinkel? Dan zijn spelletjes, patat en pannenkoeken een betere keuze.

Benoem zoveel mogelijk van de onderdelen in de briefing evenement:

  • Wat is de duur van het evenement?
  • Is het met of zonder overnachting?
  • Wanneer begint en eindigt het evenement?
  • Is er een voorkeur voor een bepaalde dag van de week, een bepaalde datum of maand?
  • Is er alleen een feest of is er ook een formeel deel?
  • Wat is het programma van het evenement?
  • Is er een thema?
  • Hoe gaat u het evenement promoten?

De locatie

Het succes van uw evenement hangt voor een deel af van de locatie. Kies bij voorkeur voor locatie die zowel makkelijk per auto als per openbaar vervoer te bereiken is. Zoek ook een locatie die bij de doelstelling van uw evenement past. Organiseert u bijvoorbeeld een beurs voor luxe producten? Kies voor een chic pand en niet voor een bouwkeet.

Zorg dat uw leveranciers precies weten waar ze moeten zijn. Geef gedetailleerde instructies hoe ze bij de locatie moeten komen en voeg een kaart toe.

De doelgroep

Het is belangrijk om in de briefing event te zetten wie u precies wilt bereiken. Kom daarvoor zoveel mogelijk te weten over de doelgroep die u voor ogen heeft. Verplaats u in hun leefwereld. Zo komt u erachter wat uw doelgroep precies verwacht van het evenement en waar u ze enthousiast mee maakt.

Verdeel de doelgroep om subdeelgroepen als de doelgroep te algemeen blijkt te zijn. Deel de doelgroep bijvoorbeeld op in verschillende leeftijdscategorieën, beroepen of sociale klassen.

Het is van groot belang dat u in de briefing event neerzet hoeveel bezoekers er ongeveer komen. Het bezoekersaantal heeft bijna overal invloed op zoals de locatie, de catering en hoeveel personeel u in moet schakelen.

Het schatten van het bezoekersaantal is niet gemakkelijk. Kijk naar hoeveel mensen vergelijkbare evenementen trokken. Dat geeft u een aardig beeld van hoeveel mensen op uw evenement zullen verschijnen.

Het budget

De invulling van een evenement is niet alleen afhankelijk van uw creativiteit, maar ook van uw budget. Wees daarin open met uw leverancier. Als u een realistische budgetindicatie maakt, scheelt dat u later veel tijd en ontgoochelingen. Voor informatie over het budget en de begroting, klikt u hier.

Let op de variabele en de vaste kosten. Vaste kosten zijn onafhankelijk van het bezoekersaantal (bijvoorbeeld de huur van de locatie). Variabele kosten zijn afhankelijk van het aantal bezoekers (bijvoorbeeld de kosten voor de catering). De vaste kosten weet u van te voren, maar de variabele kosten moet u schatten.

Nog vier tips

1. Stel één persoon aan binnen uw bedrijf die de communicatie met de leveranciers regelt. Zo voorkomt u dat de leveranciers conflicterende instructies krijgen.

2. Maakt u een aparte briefing voor een organisatie die een bepaalde taak van het evenement voor zijn rekening neemt.

3. Voeg daar dan ook de totaalbriefing bij. Dan heeft de betreffende organisatie een compleet overzicht van de taken en van de taakverdeling.

4. Neem ruim de tijd voor een briefing. Het is niet mogelijk voor de leverancier om zijn of haar taak goed te doen als de briefing niet duidelijk en volledig is. De tijd en energie die u nu investeert, verdient u later in het traject ruimschoots terug!

Debriefing

Bij een grote briefing is er een debriefing. De gemeente, brandweer en hulpdiensten vertellen wat er in de briefing staat in eigen woorden. Als u vragen had tijdens briefing die uitgezocht moesten worden, staan de antwoorden in de debriefing. Bent u het met elkaar eens? Dan wordt er een overeenkomst gesloten.