tentenverhuur voor evenementen, werk, opslag en tijdelijke huisvesting
Offerte aanvragen
Ik heb een vraag
Bel mij terug
Email
Facebook
Bericht ons
volgende

Techniek op uw Evenement

De rol van techniek op evenementen wordt steeds belangrijker. Hoe veel u kwijt bent aan techniek, verschilt per evenement. De techniek evenement van een popconcert kost over het algemeen veel meer geld dan de techniek van een boekenbeurs.  Hoe u techniek dan ook gebruikt, belangrijk is om u goed voor te bereiden. Niets is vervelender dan een te felle lamp of een piepende microfoon.

Inhoudsopgave

  1. Het gevaar van techniek evenementen
  2. Interactie op uw evenement
  3. Manieren om uw deelnemers meer te betrekken
  4. Interactietechnieken
  5. Wat doet een podium en evenemententechnicus?
  6. Audio
  7. Visueel
  8. Special effects
  9. Foto en videocaptatie
  10. Internet
  11. Videoconferentie
  12. Ideeën voor techniek beurs
  13. Ideeën voor techniek festival

Het gevaar van techniek evenementen

Er is een manier om techniek evenement op een goede en op een verkeerde manier te gebruiken. Technische hoogstandjes namelijk stelen soms de show.

Hoe gebeurt dat? Stelt u voor dat er een geweldig optreden op uw evenement plaatsvindt. Er zijn echter grote schermen geplaatst met videobeelden die uw bezoekers afleiden van wat er op het podium gebeurt. Dit is dus de verkeerde manier. Let er op dat evenementen techniek altijd in dienst staat van de boodschap en niet andersom.

Techniek show maken van een saaie act niet op eens een wervelend optreden. Het is mogelijk dat een slechte technische ondersteuning een interessante presentatie verpest.  

Interactie op uw evenement

Er zijn steeds meer mogelijkheden om het publiek een actieve rol te laten spelen op uw event. Interactie maakt vooral een lezing een stuk interessanter. De spreker stelt bijvoorbeeld vragen en het publiek beantwoord ze. Er is heel veel mogelijk op het gebied van interactie.

4 op de 5 Nederlanders bezit een smartphone. Daar kan u handig gebruik van maken.  Er zijn namelijk veel applicaties ontwikkeld voor de smartphone, waarmee het publiek makkelijk reageert op wat er het podium gebeurt. Het is mogelijk om zelf een app te bouwen voor uw event. Dat is namelijk vrij eenvoudig.

Er zijn vijf elementen die het succes van de interactie op uw evenement bepalen:

  1. Het evenementen team: Licht het team in over hoe de interactie met het publiek precies in zijn werk gaat en welk doel het dient. Het interactieve systeem moet eerst uitgelegd worden aan het publiek, voordat het publiek er mee aan de slag kan.
  2. Publiek: Is uw publiek gewend om techniek te gebruiken? Vindt u publiek het leuk om techniek te gebruiken? Sommige mensen luisteren liever naar een lezing dan dat ze actief moeten reageren
  3. Artiesten en sprekers: De artiesten en sprekers moeten weten wat voor een technieken u precies gebruikt om interactie te bewerkstelligen en hun rol daarin is. Het is handig om hen ook precies te vertellen welk doel u met de interactie wilt bereiken.
  4. Programma: Hou er rekening mee dat de interactietechnieken uw programma beïnvloeden
  5. Plaats: Als u gebruik wilt maken van het internet, moet dat wel beschikbaar zijn op de locatie van uw evenement.

Manieren om uw deelnemer meer te betrekken

Als uw deelnemers zich betrokken voelen bij uw evenement, vinden ze het evenement ook meteen een stuk leuker. Zo vergroot u de interactie met uw deelnemers:

  • Voor het event: Organiseer een kleiner kick-off bijeenkomst of een pre-event of geef wat informatie vrij om te downloaden. Het is ook een goed idee om al wat filmpjes van sprekers of artiesten online te zetten als voorproefje.
  • Bereik uw publiek met social media: Gebruik vooral voor het event social media om het contact met uw deelnemers te onderhouden en te versterken. Betrek tijdens het event ook de mensen die er niet zijn. Zo beleven ze uw event op afstand.
  • Een prettige omgeving om te netwerken: Maak gezellige hoekjes waardoor mensen zich gemakkelijker terug trekken om met elkaar te praten. Vraag de sprekers om mee te lunchen, waardoor ze aanspreekbaar zijn voor uw publiek. Het maakt ook de drempel lager om vragen aan de sprekers te stellen.
  • Kleine groepjes: Voor veel mensen is een grote menigte intimiderend. Door samenkomsten in kleinere groepjes te organiseren, zullen uw gasten sneller contacten met elkaar leggen. Bij een workshop krijgen de deelnemers in een kleinere groep meer aandacht van degene die de workshop geeft.
  • Een relaxte afsluiting: Het wordt zeer gewaardeerd door uw gasten als u aan het einde een borrel of een ontspannen activiteit organiseert. Een evenement is vaak spannend voor de deelnemers. Door een borrel of een ontspannen activiteit zorgt u dat uw gast zich op zijn of haar gemak voelt en met een prettig gevoel naar huis gaat.

Interactietechnieken

Er zijn verschillende technieken waarmee u het publiek betrekt bij uw event:

  • Een smartphone gebruiken als stemkastje: goedkoop en eenvoudig
  • Live tweet wall: Via SMS of twitter laat uw gasten meedoen met de presentatie. Het is mogelijk voor uw gasten om op elk moment vragen te stellen. U beslist zelf welke vragen worden getoond aan de sprekers en welke niet.
  • Fotobooths: Een manier voor uw publiek om lol te hebben. Een foto is ook een leuk aandenken aan het event.
  • Oculus rift: Laat uw deelnemers de nieuwste software ervaren of door een huis lopen dat nog niet gebouwd is.

Interactietechnieken voor conferenties:

  • Webcams: Betaalbaar en eenvoudig. 
  • Telepresence: Mensen zijn levensgroot op schermen te zien   

Wat doet een podium- en evenemententechnicus?

Een podium- en evenemententechnicus is een specialist op het gebied van ruimte inrichten en decors bouwen. Hij of zij zorgt dat het geluid en licht perfect is en bouwt decors. Een podium- en evenemententechnicus is een specialist  op het gebied van techniek. Heeft u vragen over de techniek op uw evenement? Neem contact op met de podium- en evenemententechnicus. Hij of zij heeft veel kennis op dat gebied.

Audio

Geluidsinstallatie

Op sommige locaties staat er een vaste geluidsinstallatie tot uw beschikking. Vaak moet u echter zelf een geluidsinstallatie huren. Ga altijd na of de installatie geschikt is voor alle programmaonderdelen, zoals sprekers liveoptredens, enzovoorts.

Sommige artiesten gebruiken hun eigen apparatuur en nemen hun eigen technicus mee. Maak duidelijke afspraken over wanneer zij de mogelijkheid hebben om materiaal op te stellen en te testen. Veel artiesten hebben vaak hun eigen oortjes die ze inpluggen op een draadloze ontvanger.

Zorg dat er tijdens het evenement altijd een geluidstechnicus aanwezig is. Een geluidstechnicus lost problemen met de geluidsinstallatie meteen op.

Maak van te voren genoeg tijd vrij voor het afstemmen van de installatie en de soundchecks.

Vergeet niet om de geluidsinstallatie goed te aarden. U krijgt anders last van storende bromgeluiden.

Microfoon

Kies een microfoon op basis van het doel en de plaats waar u hem wilt inzetten. Er zijn allerlei soorten microfoons:

  • Handmicrofoon: een losse microfoon met of zonder kabel.
  • Reversmicrofoon: een draadloze microfoon die op een revers of op een stropdas wordt gespeld (bijvoorbeeld voor een presentatie waarvoor de presentator zijn handen vrij moet hebben).
  • Hengelmicrofoon: een microfoon die aan een lange uitschuifbare stok zit, zodat het mogelijk is om hem boven een acteur, sprekers of het publiek te houden.
  • Tafelmicrofoon: een vaste microfoon op een tafelstatief.
  • Zangmicrofoon: een losse microfoon met of zonder kabel die geschikt is voor zang. De microfoon wordt soms op een statief gezet.
  • Headset: een draadloze microfoon die u op uw hoofd bevestigd.
  • Kathedermicrofoon: een vaste microfoon op een spreekgestoelte.

Vertaalinstallatie

Er zijn evenementen waar genodigden verschillende talen spreken. Een goed idee is om dan gebruik te maken van simultaanvertaling. Bij simultaanvertaling vertaalt een tolk de gesproken tekst onmiddellijk. Per taal zijn er twee tolken nodig die elkaar regelmatig afwisselen. Simultaan vertalen is namelijk erg inspannend werk.  

Elke tolk heeft een geluiddichte cabine nodig met zicht op de presentatie of op de act. De tolk moet de cabine en de zaal kunnen verlaten zonder de sprekers te storen. Zorg er voor dat er voldoende ruimte naast de cabines voor de technici. Informeer de vertalers van te voren over de dag van zaken. Het is belangrijk dat ze het volgende weten:

  • De presentaties van de sprekers
  • Een lijst van de deelnemende organisaties
  • Zo veel mogelijk achtergrondinformatie
  • Aantekeningen of notulen van de vorige conferentie
  • De dagagenda
  • Een namenlijst van de sprekers
  • Een lijst van branchespecifieke afkortingen, acroniemen en terminologie

De vertaling wordt via infraroodzenders naar de koptelefoons van de gasten gezonden. Zij kiezen de juiste taal via een knop. Wijs iemand aan die kort aan de gasten uitlegt hoe alles werkt. Gebruik eventueel een geïllustreerde flyer om taalproblemen te voorkomen.

Visueel

Kan een spreker niet op het evenement komen? Laat hem of haar via Skype of via satelliet spreken. Zorg altijd voor een plan B, voor als u geen verbinding kunt krijgen. Zelfs als de spreker wel aanwezig is, heeft video soms een meerwaarde. Video is handig om ingewikkelde concepten duidelijk te maken door een filmpje of animaties

Projector/ Beamer

Het nadeel van een projector is dat het geen zwart produceert. Wat zwart was, wordt grijs. Het is heel moeilijk om contrast aan te brengen in het gene wat geprojecteerd wordt. Een projector is vooral handig in een verduisterde ruimte.

Zo kiest u de juiste projector:

  1. Bepaal de grootte van de projectie of het scherm
  2. Hoeveel gasten zitten er ongeveer in de ruimte en hoever zitten ze van het scherm? Ook de mensen op de laatste rij moeten in staat zijn om alles te lezen.
  3. Hoe zijn de lichtomstandigheden in de ruimte?
  4. Welke resolutie en aspect-ratio heeft u nodig?
  5. Wilt u nog andere bronnen gebruiken dan een presentatie op een laptop,  bijvoorbeeld een dvd of livebeelden van een camera? Zorg in dat geval dat u de mogelijkheid hebt om naadloos te schakelen tussen verschillende bronnen. 

Projectiescherm

Projecteer niet zomaar op een witte muur, maar gebruik een speciaal projectiescherm. U heeft de keuze uit twee soorten projectieschermen:

  • Een opzichtscherm staat in de zaal, voor de projector
  • Een doorzichtscherm staat achter het scherm. Een doorzichtscherm staat niemand in de weg, de presentator raakt niet verblind door de bundel en er ontstaan geen ongewenste schaduwen als iemand voor de projector loopt. Het nadeel is dat er achter het scherm extra ruimte nodig is, waardoor de bruikbare ruimte voor het publiek kleiner wordt.

Visualizer

Deze techniek event wordt ook wel een ‘document camera’ genoemd. Dit is de moderne versie van de overhead projector. Een camera in het toestel maakt beelden van de te projecteren documenten. Het is daardoor niet langer nodig om de documenten op speciale transparante sheets af te drukken, zoals bij een overheadprojector wel het geval was.

Met een visualizer is het mogelijk om elk document, krantenknipsel of zelfs voorwerp uitvergroot weergeven. Visualizers worden aangesloten op een beamer.  

Smartboards

Een smartboard is een interactief bord om live digitale notities of schetsen op te maken. U schrijft op het bord met een speciale pen of zelfs met uw vinger. Voor smartboards worden uiteenlopende technologieën gebruikt zoals laser, infrarood en ultrasoon, soms in combinatie met elkaar. 

Plasma- en LCD-schermen

Plasma- en LCD-schermen zijn erg geschikt voor presentaties en videoweergave in niet verduisterde ruimtes. De schermen worden de laatste tijd steeds groter. Ze vervangen steeds vaker klassieke beamers. 75 inch schermen zijn meestal groot genoeg. Plasma- en LCD-schermen is een event techniek die makkelijk te bedienen is. 

Videowalls

Op evenementen en concerten zijn ze niet meer weg te denken: videowalls.  Een videowall is opgebouwd uit verschillende blokken oftewel schermen. Deze evenement techniek zijn perfect voor concerten.

Denk goed na wat u toont en hoe u het toont. Een videowall leidt namelijk nog al eens de aandacht af van het gene wat op het podium gebeurt en dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Let op dat de naden tussen de schermen storen voor presentaties met data. Voor sfeerbeelden of videoclips stoort de naden niet. Er zijn de laatste jaren ook schermen zonder naden op de markt.

Ledschermen

Een ledscherm is opgebouwd uit duizenden kleine ledlampjes. Deze event techniek is ideaal voor evenementen in vol daglicht (zoals sportevenementen, festivals, enzovoorts). Videobeelden en data blijven in die situaties goed zichtbaar. Ook binnen zijn ledschermen handig door hun hoge lichtschermen en de grote kijkhoek.  

Licht

Licht heeft een decoratieve rol en een functionele rol. Met het juiste licht haalt u bepaalde onderdelen van het evenement naar voren of houdt u andere juist op de achtergrond. Het beste is om een professional in te huren, die het hele lichtprogramma verzorgt en/ of controleert.

Enkele toepassingen van licht zijn:

  • een volgspot voor sprekers op het podium en in het publiek
  • decoratieve buitenverlichting van het gebouw of van de tent
  • verlichting van het parkeertrein, wandelroutes en de omgeving
  • binnenverlichting van de ruimte waarin het evenement plaatsvindt
  • discoverlichting voor de juiste sfeer op de dansvloer
  • etcetera, etcetera

Het lichtplan tekent u samen uit met een professional op het gebied van verlichting. Per onderdeel omschrijft u welke sfeer u met de verlichting wilt bereiken. Het doel vertaalt u in een concreet schema. In het schema beantwoord u vragen zoals:

  • Welke materialen hebben we nodig?
  • Hoe en waar worden de materialen opgesteld?

Podia

Op sommige locaties is er een vast podium, op andere plaatsen zult u zelf een tijdelijk podium moeten bouwen. Een verhoging voor een spreker of een indoordpodium voor een band wordt snel opgebouwd met modulaire elementen. Deze elementen zijn in hoogte verstelbaar en worden aan elkaar gekoppeld om het gewenste oppervlakte te krijgen.

De meeste verhuurbedrijven voor licht en geluid helpen bij het bouwen van een podium. Huur voor grotere podia, zoals voor outdoorconcertenn, een podiumbouwer in. Vergeet niet voor podia op tijd de juiste bouwvergunningen aan te vragen.

Het is slim om een veiligheidscoördinator op te laten letten tijdens de op- en afbouw van grote podia. Zorg iedereen zich ten allen tijde aan de veiligheidsnormen houdt. Vraag stabiliteitskeuringen aan bij een erkende instantie. Zo verlaagt u het risico op een ongeluk aanzienlijk.

Special effects

Special effects zijn vaak prachtig om te zien en ze dragen bij tot de beleving van uw evenement.

Ze moeten wel passen bij de doelgroep en bij de beoogde doelstelling. U heeft veel keuze. Hier geven we uw enkele voorbeelden van special effects:

Laser show

Met een lasershow zorgt u gegarandeerd voor spektakel. Ondersteun de show door de juiste muziek en geluidseffecten en het resultaat is nog indrukwekkender. Lasers zijn er in bijna alle kleuren van de regenboog. Het is zelfs mogelijk om teksten en logo’s te projecteren.

Videoshow

De laatste tijd worden er steeds vaker videoshows op evenementen gegeven. Een videojockey mixt afbeeldingen, tekst en videofragmenten live in elkaar op het ritme van de muziek. Op een groot scherm worden de beelden geprojecteerd.

Vuurwerk

Wilt u een bijzonder hoogtepunt op uw evenement? Vuurwerk vindt iedereen schitterend. Vuurwerk is zowel binnen als buiten te gebruiken. Er zijn echter wel strenge regels aan verbonden. Houd rekening met een aantal veiligheidsmaatregelen zoals de aanwezigheid van de brandweer, evacuatieroutes en de afstand tot het publiek.

Er zijn twee soorten vuurwerk:

  • Licht vuurwerk (consumentenvuurwerk): Dit vuurwerk moet op minimaal 15 meter afstand van het publiek worden afgestoken.
  • Professioneel vuurwerk: Dit vuurwerk vereist soms wel een afstand van wel 300 meter tot het publiek. Alleen gecertificeerde vuurwerkbedrijven mogen professioneel vuurwerk afsteken. Zorg dat alle vergunningen op tijd in orde zijn. Bespeek de veiligheidsaspecten met het brandweer, de politie en het vuurwerkbedrijf.

Foto en videocaptatie

Huur een fotograaf en/ of videocrew in om mooie beelden vast te leggen van belangrijke momenten, van acts en van het publiek. Live beelden van podia op een groot scherm zorgt ervoor dat iedereen in het publiek ziet wat er vooraan of op andere podia gebeurt.

Neem de volgende aandachtspunten door om te zorgen dat een foto- of videoreportage aan uw verwachtingen voldoet:

  • Wat zijn de doelstellingen van de reportage?
  • Hoelang moet de reportage duren en hoeveel foto’s verwacht u?
  • Hoe wilt u de montage van de videobeelden?   
  • Wat is het programma van het evenement?

en ook:

  • Wilt u de fotoreportage in zwart-wit of in kleur?
  • Bespreek de mogelijkheden van de locatie. Welke verlichting is er voorhanden? Zijn er opslagmogelijkheden voor het materiaal?
  • Welke deadlines hanteert u voor de oplevering van het beeldmateriaal?
  • Wie bezit de rechten van de beelden?

Internet

Tegenwoordig verwachten mensen dat ze overal toegang tot het internet hebben. Als er bij uw evenementen geen, heel traag of duur internet is, zijn bezoekers daar niet blij mee. Internet is daarom een essentieel onderdeel van evenement techniek.

Voorzie voor een groot evenement in een aparte internetlijn voor de bezoekers, de pers en uw eigen organisatie. Op die manier is het mogelijk om de internettoegang voor elke doelgroep af te stemmen op de infrastructuur.  Op die manier blijft bovendien Bij overbelasting blijft de communicatie tussen uw medewerkers en de buitenwereld bovendien mogelijk.

Is er geen vaste internetlijn op de locatie? Laat een tijdelijke lijn aanleggen of kies voor satellietverbinding. Een satellietverbinding is veruit het goedkoopst. Helaas is een satellietverbinding onbetrouwbaar bij slechte weersomstandigheden.  

Videoconferentie

Een videoconferentie is handig, want is een evenementen techniek die mensen bij elkaar op verschillende locaties brengt. Sommige daarvan zijn misschien niet in staat om te reizen of wonen zo ver weg dat de reiskosten anders heel te hoog worden. Met een videoconferentie wordt overigens ook behoorlijk wat tijd bespaard.

Er zijn verschillende manieren om een videoconferentie te houden. De twee belangrijkste zijn:

  • De gewone webcam: Dit kent iedereen. Webcams zijn eenvoudig te plaatsen en kosten relatief weinig geld.
  • Telepresence: Mensen zien elkaar levensgroot. Kies voor deze vorm als lichaamstaal heel belangrijk is.

Ideeën voor techniek beurs

Wij geven u hier een aantal tips waardoor u met beurs techniek uw beurs op een hoger plan tilt.

Vaak voegt techniek beurzen veel toe aan een stand op uw beurs. Een informerend filmpje is bijvoorbeeld erg handig. Vaak worden daar televisieschermen voor gebruikt. Een goede tip is om een filmpje op een tablet te laten zien. Een tablet is veel kleiner dan een televisiescherm, maar het is ook  heel wat goedkoper.

Komen er sprekers? Betrek dan het publiek bij de presentatie met beurs techniek. Vraag om feedback van mensen via sms en het internet. Filter de reacties en laat de spreker er op reageren. Zo creërt u interactie met het publiek via techniek beurzen.

Ideeën voor techniek festival

Gebruik techniek show om uw festival nog spectaculairder te maken. Denk bijvoorbeeld aan video mapping. Met videomapping krijgt een gebouw, een object of een oppervlakte tijdelijk een nieuw gezicht zonder dat er een verbouwing aan te pas komt.

Een videoshow is een super moderne techniek event. U maakt hiermee een grote indruk op uw publiek. Huur een professionele VJ (videojockey) in. Een creatieve videoshow verpakt uw boodschap op een originele manier. Met een videoshow is het mogelijk om in te spelen op de actualiteit en op het thema van uw evenement.